Schnellinventarisierung
Der Anwendungsbereich Schnellinventarisierung ist unterteilt in die Inhaltsbereiche Ausgewählte Rechnungspositionen und Schnellinventarisierung.
Im Inhaltsbereich Ausgewählte Rechnungspositionen können Sie bei Rechnungen aus der ORBIS-MAWI entscheiden, ob als Zuordnungsdatum das Buchungs- oder Belegdatum übernommen wird. Im Standard wird das Buchungsdatum zur Inventarisierung übernommen. Darunter werden die Rechnungen angezeigt, die zur Inventarisierung in der Arbeitsliste markiert wurden.
Folgende Daten werden angezeigt:
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Spaltenüberschrift
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Beschreibung
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In der ersten Spalte wird die laufende Nummer der gewählten Rechnungspositionen angezeigt.
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In der zweiten Spalte wird die erfolgreiche Bearbeitung über das Symbol gekennzeichnet.
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Rechnungsnummer
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Hier wird die Rechnungsnummer der Eingangsrechnung eingeblendet.
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Buchungsdatum
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Hier wird das Buchungsdatum der Eingangsrechnung angezeigt.
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Bestandskonto
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FiBu-Sachkonto, auf dem die Rechnungsposition gebucht wurde.
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Menge
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Anzahl der Anlagegüter, die in der Rechnungsposition enthalten sind. Für jedes Anlagegut kann eine separate Anlage generiert werden. Alternativ kann auch eine Anlage mit einer Menge > 1 angelegt werden (vgl. Menge).
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Bezeichnung
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Hier wird die Artikelbezeichnung angezeigt.
Die Bezeichnung ist editierbar. Möchten Sie die Bezeichnung für alle gewählten Rechnungspositionen anpassen, können Sie dies systemseitig über die Schaltfläche Bezeichnung kopieren vornehmen.
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Währung
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Währung, in der die Rechnung gebucht wurde.
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AHK
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Betrag der Rechnungsposition, der als Anschaffungs- und Herstellungskosten zur Anlage gespeichert wird.
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Bereits zugeordnet
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Betrag, der bereits einer oder mehrerer Anlagen zugewiesen wurden.
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Zuordnungsbetrag
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Noch nicht zugewiesener Betrag aus der Rechnungsposition.
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Bewertungsbereich
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Bewertungsbereich, dem die Rechnungsposition zugeordnet ist.
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Inventarnummer
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Inventarnummer der Anlage. Diese kann vorab über die ORBIS-Materialwirtschaft generiert worden sein.
Erfolgt die Vergabe der Inventarnummer manuell, können Sie die Inventarnummer in dieser Spalte manuell hinterlegen.
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Kostenstelle
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Vorgeschlagene Kostenstelle, die bei der Inventarisierung übernommen wird.
Vorschlagswert kommt über die ORBIS-Materialwirtschaft.
Diese Spalte kann jedoch auch zur manuellen Stapelbearbeitung manuell gefüllt werden.
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Finanzierungsart
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Vorschlagswert für die Finanzierung der Anlage.
Der Wert kann bereits aus der ORBIS-Materialwirtschaft mitgegeben werden.
Alternativ können Sie diese Spalte auch direkt im Stapel manuell befüllen.
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Im Inhaltsbereich Schnellinventarisierung werden weitere Daten zur markierten Rechnungsposition vorgeblendet.
Folgende Kontrollelemente werden angezeigt:
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Kontrollelement
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Beschreibung
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Menge
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Pflichtfeld!
Wenn der komplette Rechnungsbetrag inventarisiert wird und die Menge mit der Menge aus der Rechnung übereinstimmt, dann wird jedes Anlagegut mit Menge = 1 gespeichert.
Wird der komplette Rechnungsbetrag mit Menge 1 inventarisiert, dann wird nur ein Anlagegut erzeugt und die Menge aus der Rechnungsposition übernommen.
Wenn nur ein Teilbetrag der Rechnung inventarisiert wird, zum Beispiel, weil zuvor bereits ein Teil detailliert inventarisiert wurde, dann wird keine Menge weggeschrieben.
Falls die zu inventarisierende Menge > 1 ist und nicht der Menge aus der Rechnung entspricht, dann wird auch keine Menge bei den Anlagegütern gespeichert.
Die Menge kann auch nachträglich in der Anlage editiert werden.
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Betrag
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Pflichtfeld! Betrag aus der Rechnungsposition (Spalte Zuordnungsbetrag) der als Anschaffungs- und Herstellungskosten zur Anlage gespeichert wird. Der Betrag ist bei der Schnellinventarisierung nicht editierbar.
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Inventarnummer
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Pflichtfeld! Inventarnummer der Anlage. Diese kann vorab über die ORBIS-Materialwirtschaft generiert worden sein.
Erfolgt die Vergabe der Inventarnummer manuell, müssen Sie die Inventarnummer hier hinterlegen.
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Anlagennummer
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Wird systemseitig bei der Aktivierung der Anlage vergeben.
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Anlagenbezeichnung
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Pflichtfeld! Hier wird die Artikelbezeichnung bzw. der Buchungstext aus der E+S-FiBu vorgeblendet.
Die Bezeichnung ist editierbar.
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Artikel
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Hier wird der Anlageartikel vorgeblendet, der aus der ORBIS-Materialwirtschaft übermittelt wurde.
Der Anlageartikel ist editierbar.
Bei der weiteren Bearbeitung der Anlage werden die Zuordnungen aus der Warengruppe des Anlageartikels berücksichtigt.
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Anlagengliederung
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Pflichtfeld! Zuordnung zur Anlagengliederung. Wird unter Umständen bereits über die Stammdaten des Anlageartikels bzw. aus der ORBIS-MAWI-Rechnung vorgeblendet.
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Anlagenart
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Ermittelt sich aus der Zuordnung zur Anlagengliederung.
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Kostenstelle
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Pflichtfeld! Kostenstelle, die zur Anlage gespeichert wird. Diese ist bei Rechnungen aus der ORBIS-MAWI bereits vorhanden.
Soll die Anlage auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden, sollte die Anlage über die detaillierte Inventarisierung aktiviert werden.
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Projekt
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Hier kann ein Projekt der Anlage zugeordnet werden. Sollen der Anlage mehrere Projekte zugewiesen werden, sollte die Anlage über die detaillierte Inventarisierung aktiviert werden.
Projekte werden unter ADM Global > ADM Projekte verwaltet und importiert werden.
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Bestandstyp
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Wird systemseitig aus der Kontoart des Bestandskontos ermittelt. Der Bestandstyp ist nicht editierbar.
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Bestandsdatum
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Das Bestandsdatum entspricht dem Buchungsdatum der Rechnung. Es ist nicht editierbar.
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GWG-/GG-Klasse
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Die GWG-/GG-Klasse wird über die Zuordnung zur Anlagengliederung ermittelt. Sie ist nicht editierbar.
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Seriennummer
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Hier kann eine Seriennummer zur Anlage erfasst werden.
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Merkmal
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Es kann ein Merkmal aus der Liste der Anlagenmerkmale hinterlegt werden.
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Barcode
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Zur Inventarisierung von Anlagegütern können Sie dem Anlagegut manuell oder mit systemseitiger Unterstützung einen Barcode zuordnen.
Über die einrichtungsbezogene Systemeinstellung Anlagenbuchhaltung: Inventarnummer als Barcode verwenden kann die Inventarnummer als Barcode bei der Inventarisierung systemseitig gespeichert werden. Das Systemverhalten ist abhängig davon, ob Sie mit automatischer Inventarnummernvergabe (aktiver Inventarnummernkreis unter ADM Finanzbuchhaltung > Nummernkreise) arbeiten oder die Inventarnummer manuell hinterlegen.
Bei manuellem Eintrag der Inventarnummer wird zusammen mit der Inventarnummern-Eingabe auch das Feld Barcode analog gefüllt. Das Feld Barcode ist editierbar. Wird die Inventarnummer bereits im Beschaffungsprozess der ORBIS-MAWI hinterlegt, wird die Inventarnummer auch im Feld Barcode bei der Inventarisierung übernommen.
Wird die Inventarnummer über einen Nummernkreis systemseitig hinterlegt, wird der Eintrag aus dem Feld Inventarnummer in das Feld Barcode übernommen, sobald die Rechnung aktiviert wurde. Das Feld Barcode ist während der Inventarisierung nicht editierbar. Jedoch kann der Barcode später im Anlagenstammblatt über Anlagenbuchhaltung > Anlagegüter > Registerkarte Anlage im Editiermodus geändert werden.
Über die Schaltfläche Barcodes verwalten und drucken können Sie sich den Barcode bzw. einen Barcode-Nummernbereich ausdrucken. Der Anwendungsbereich ADM Barcodeformat öffnet sich. Ist die Barcode-Vorlage korrekt konfiguriert, können Sie über die Schaltfläche Barcodes drucken den Druck von Barcodenummernbereichen für definierte Nummern von... bis... über die Schaltfläche Barcodes drucken starten.
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Raum / Gebäude / Orgaebene (Kurz) / Orgaebene (Lang)
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Optional können Standortinformationen hinterlegt werden.
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Finanzierungsart
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Pflichtfeld! Finanzierungsart, über die die Anlage finanziert werden soll.
Handelt es sich um eine gemischt finanzierte Anlage, sollte die Aktivierung über die detaillierte Inventarisierung erfolgen.
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AfA-Verfahren
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Pflichtfeld bei Bestandstyp „Anlage im Bestand“! Hinterlegen Sie das AfA-Verfahren. Informationen zu den AfA-Verfahren erhalten Sie über die Schaltfläche .
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Inbetriebnahme
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Im Feld Inbetriebnahme wird automatisch das Anschaffungsdatum eingetragen. Das Inbetriebnahme-Datum können Sie entsprechend im Jahr der Anschaffung editieren. Es muss größer oder gleich dem Anschaffungsdatum sein. Das Inbetriebnahme-Datum bestimmt den Beginn der Abschreibungsberechnung. Die Nutzungsdauer richtet sich entsprechend nach dem Abschreibungsbeginn.
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Dauer (Jahre)
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Pflichtfeld! Nutzungsdauer in Jahren. Sofern Sie der Anlagengliederung Nutzungsdauern zugewiesen haben, wird diese Nutzungsdauer vorgeschlagen. Auch kann sich der Wert aus dem zugeordneten Abschreibungsverfahren ermitteln (Beispiel: GWG).
Beim Abschreibungsverfahren Restnutzungsdauer wird zusätzlich das Feld (Monate) eingeblendet.
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AfA-Beginn
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Wird systemseitig aus dem Inbetriebnahme-Datum ermittelt. Ausnahme GWG-Abschreibung, die geschäftsjahresbezogen abgeschrieben wird.
Nicht editierbar.
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AfA-Ende
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Ermittelt sich aus Inbetriebnahmedatum zuzüglich Nutzungsdauer. Ausnahme GWG-Abschreibung. Nicht editierbar.
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Wurden Rechnungspositionen mit Bemerkung zur Schnellinventarisierung markiert, wird im Anwendungsbereich Schnellinventarisierung die MAWI-Bemerkung über die Schaltfläche angezeigt.
Ist die Systemeinstellung Anlagenbuchhaltung: Automatische Übernahme von Mawi-Bemerkungen bei der Inventarisierung aktiviert, wird der Bemerkungstext in das Feld Bemerkung des Anlageguts übernommen.
Betätigen Sie die Schaltfläche im Inhaltsbereich Schnellinventarisierung, um die Anlage zu aktivieren. Über können Sie die Eingaben verwerfen.
Nachdem Sie die Anlage aktiviert haben, wird im Inhaltsbereich Ausgewählte Rechnungspositionen die Zeile der aktivierten Rechnungsposition mit dem Symbol gekennzeichnet. Im Inhaltsbereich Schnellinventarisierung wird die Schaltfläche aktiv. Hierüber können Sie direkt die Anlage als Akte in der Registerkarten-Struktur anzeigen lassen. Bei einer Menge größer 1 wird die erste Anlage angezeigt.
Hinweise:
Sie sollten die Schnellinventarisierung nicht nutzen, wenn Sie gemischt finanzierte Anlagen inventarisieren möchten, da die Schnellinventarisierung nur eine Finanzierungsart zulässt. Genauso verhält es sich mit Anlagen, denen mehrere Kostenstellen, Projekte oder Merkmale zugeordnet werden sollen.
