Rechnung erfassen

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Rechnung erfassen

Zum Erfassen einer neuen Rechnung gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Sonstige Fakturierung > Rechnungsübersicht.

2. Über die Auswahl

Neue Rechnung erstellen öffnet sich der Anwendungsbereich Rechnung.
Im Inhaltsbereich Rechnungskopf werden folgende Kontrollelemente angezeigt:

Kontrollelement	Beschreibung
Rechnungsnummer	Das Feld Rechnungsnummer bleibt leer, bis die Rechnung gebucht wird. Die Belegnummern der Sonstigen Fakturierung werden systemseitig vergeben und liegen im Belegnummernkreis 50000000 ff.
Sachbearbeiter	Hier wird der Benutzer angezeigt, der die Rechnung angelegt hat. Das Feld ist nicht editierbar.
Rechnungsstatus	Der Rechnungsstatus verändert sich mit dem jeweiligen Bearbeitungsstatus. - erstellt: Nach dem Speichern der Rechnungsdaten erhält der Beleg den Status erstellt. Im Erstellt-Status können sämtliche Erfassdaten verändert, gelöscht und hinzugefügt werden. Ausnahme: Steuerpflichtig-Kennzeichen und Erfassungsart. - gebucht: Nach dem Buchen ändert sich der Rechnungsstatus abhängig davon, ob die Rechnung gedruckt oder versendet wurde. Bei Auswahl Buchen und Drucken erhält der Beleg den Status gebucht. - gebucht und versendet: Wurde die Rechnung über Buchen und Versenden verarbeitet, wechselt der Status in gebucht und versendet. - gelöscht: Wurde ein Beleg im erfasst-Status, also vor der Buchung gelöscht, wechselt er in den Status gelöscht. - storniert: Eine gebuchte Rechnung wird nicht gelöscht. Sie muss mit einer Storno-Rechnung gebucht werden und wechselt in den Status storniert.
Debitor	Im Feld Debitor können Sie nach der Debitorennummer oder nach der Debitor-Bezeichnung suchen. Alternativ wählen Sie den Debitor mit F3 oder über den Suchdialog. Dort kann ergänzend nach PLZ und Ort gesucht werden.
Versanddatum	Das Versanddatum wird systemseitig gefüllt, wenn die Option Buchen und Versenden gewählt wurde.
Rechnungsadresse	Im Standard wird die Erstanschrift zum Debitor angezeigt. Handelt es sich beim Debitor um einen CPD-Kunden wird die Adresse aus den manuell hinterlegten Adressinformationen des Rechnungsempfängers angezeigt. Ist die einrichtungsbezogene Systemeinstellung Alternative Anschrift beim FURBI-Rechnungsdruck aktiviert (Wert: Ja), kann über den Auswahldialog eine andere Adressart aus dem Kundenstamm als Rechnungsanschrift gewählt werden.
Steuerpflichtig	Das Kontrollkästchen wird anhand der Einstellung in den Kundenstammdaten vorbelegt. Sie können den Eintrag ändern, solange noch keine Rechnungsposition erfasst wurde. Das Ändern des Kontrollkästchens ist nur mögliche, wenn das funktionale Recht Steuerpflicht ändern zugewiesen ist. Steuerpflichtig bedeutet, dass ein gesonderter Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung erfolgt. Ist das Kontrollkästchen nicht angehakt, wird eine Rechnung ohne Steuer mit den Artikel-Bruttopreisen erstellt.
Belegtext	Freitextfeld für eine allgemeine Beleginformation. Feld kann manuell oder über Textbausteine (mit F3 oder ) befüllt werden. Bei angeschlossener E+S-Finanzbuchhaltung ist das Feld begrenzt auf 55 Zeichen, weil der Inhalt in den offenen Posten im Feld ext.RG./Text gespeichert wird. Wird eine andere Finanzbuchhaltung verwendet, ist das Feld maximal 100 Zeichen lang. Wird das Feld nicht gefüllt, wird im Standard der Debitor Name, Ort übergeben.
Zahlungsbedingung	Wählen Sie aus allen dem Kunden zugeordneten Zahlungsbedingungen diejenige aus, die für den Beleg gelten soll. Die Standard-Zahlungsbedingung wird vorgeblendet. Die gewählte Zahlungsbedingung wird für die Bearbeitung der Offenen Posten an die Finanzbuchhaltung übergeben.
Wirtschafts- und Versorgungsbereich	Wählen Sie hier die Abrechnungsabteilung. Sind Sie in einem Wirtschafts- und Versorgungsbereich angemeldet, wird dieser automatisch vorgeblendet. Abhängig vom Wirtschafts- und Versorgungsbereich werden die jeweiligen Faktura-Artikel in den Rechnungspositionen angeboten.
Erfassungsart	Wählen Sie, ob eine Brutto- oder Nettopreis-Rechnung erfasst werden soll. Bei Bruttoerfassung werden der Bruttopreis des Faktura-Artikels übernommen und die Steuer wird aus dem Brutto-Gesamtpreis herausgerechnet. Bei Nettoerfassung wird der Nettopreis der Faktura-Artikel übernommen und die Steuer wird zu dem Netto-Gesamtbetrag hinzugerechnet. Die Auswahl Nettoerfassung steht nur zur Verfügung, wenn das Kontrollkästchen Steuerpflichtig angehakt ist. Im Standard wird die Erfassungsart vorgeblendet, die zuletzt vom Benutzer bei der Rechnungsstellung gewählt wurde.
Währung	Es wird die Hauswährung angezeigt. Rechnungen in Fremdwährung können nicht erstellt werden.
gepl. Buchungsdatum	Hinterlegen Sie hier das Leistungsdatum. Dies wird bei der Validierung auf Periodensperren (ADM Finanzbuchhaltung >Periodensperre) bzw. Geschäftsjahresabschluss (ADM Global > ADM Geschäftsjahre incl. Option Periodenfremdes Buchen) für die Ermittlung des Buchungsdatum herangezogen. Das Buchungsdatum, das an die Finanzbuchhaltung übergeben wird, können Sie über die Schaltfläche Kontierung ermitteln.
Erfassdatum	Das Erfassdatum entspricht dem Erstelldatum. Es kann nicht bearbeitet werden.
Stornodatum	Wurde ein Beleg gelöscht oder storniert, wird das Tagesdatum systemseitig als Stornodatum gespeichert.

Erfassen Sie im Inhaltsbereich Rechnungspositionen die geleisteten Faktura-Artikel. Es sind nur die Faktura-Artikel verfügbar, die dem gewählten Wirtschafts- und Versorgungsbereich aus dem Rechnungskopf zugewiesen sind.

Kontrollelement	Beschreibung
Pos	Die Positionsnummer wird systemseitig hinterlegt.
Artikel	Der Artikel ist ein Pflichtfeld. Suchen Sie nach einem Artikel über die Artikelnummer oder -bezeichnung. Über F3 oder öffnen Sie den Artikelsuchdialog zur Auswahl eines Artikels. Hinweise: Bei Anlage eines Sammelartikels wird die Artikel-Bezeichnung auf der Rechnung angedruckt sowie eine frei definierbare Bemerkung zur Erläuterung der Leistung. Ist beim Artikel ein alternativer Rechnungstext hinterlegt, wird im Report anstatt Artikelbezeichnung der alternative Text ausgegeben.
Anzahl	Menge der geleisteten Rechnungsposition.
Einheit	Die Grundeinheit wird aus dem Faktura-Artikel übernommen und kann nicht geändert werden.
Kostenstelle	Im Artikelstamm kann eine Standard-Kostenstelle hinterlegt werden. Diese wird in der Rechnungsposition vorgeblendet und kann überschrieben werden. Die Kostenstelle ist ein Pflichtfeld, wenn ein Erlöskonto beim Artikel hinterlegt wurde. Wird ein Verrechnungskonto gebucht, bleibt das Feld Kostenstelle leer. Über F3 oder öffnen Sie den Kostenstellen-Suchdialog.
Projekt	Einer Rechnungsposition können Sie ein Projekt zuweisen. Dies wird auch im Buchungsbeleg gespeichert und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Im Faktura Artikel kann ein Projekt als Standardprojekt hinterlegt werden. Dies wird hier systemseitig angezeigt.
Datum von / bis	Hinterlegen Sie alternativ zum gepl. Buchungsdatum einen Leistungszeitraum. Der jeweilige Preis und Steuersatz zur Rechnungsposition werden anhand des hinterlegten Leistungsende-Datums (Datum bis) ermittelt. Eine Erläuterung, wie sich Preis und Steuersatz ermitteln wird unter Preisinfo eingeblendet. Die Felder werden zu Pflichtfeldern, wenn die Option Zeitraumbezogener Artikel im Faktura Artikel gesetzt ist.
Einzelpreis [brutto] Einzelpreis [netto]	Je nachdem welche Erfassungsart im Rechnungskopf gewählt wurde, wird hier der Netto- oder Bruttoeinzelpreis der Leistung angezeigt. Es handelt sich um einen Vorschlagswert, der manuell geändert werden kann. Wurde der Preis geändert, wird dies über das Symbol mit Tooltip in der folgenden Spalte angezeigt.
Zu-/Abschlag %	Möchten Sie dem Rechnungsempfänger Leistungen anteilig in Rechnung stellen oder gewähren Sie Rabatte, müssen Sie den Rechnungsbetrag nicht manuell berechnen. Möchten Sie einen Zuschlag erfassen, hinterlegen Sie den entsprechenden prozentualen Anteil. Soll ein Abschlag berechnet werden, erfassen Sie den prozentualen Anteil mit einem negativen Vorzeichen. Die Anzahl der Leistungen wird mit dem Eintrag in der Spalte Einzelpreis und Zu-/Abschlag % multipliziert zur Ermittlung des Positionspreises im Feld Bruttopreis.
Steuersatz	Der Steuersatz wird aus dem Artikelstamm herangezogen. Steuerkonten ordnen Sie den Steuersätzen unter ADM Finanzbuchhaltung > Umsatzsteuer > Registerkarte Steuerkonten zu.
Steuerbetrag	Der Steuerbetrag ermittelt sich aus dem Gesamtbetrag der Rechnungsposition. Bei Bruttoerfassung wird die Steuer aus dem Bruttopreis herausgerechnet. Bei Nettoerfassung wird die Steuer auf den Nettopreis hinzugerechnet.
Gesamt [brutto] Gesamt [netto]	Der Einzelpreis wird mit der Anzahl der Leistung multipliziert.
Zusätzliche Informationen	Über das Kontrollkästchen in der Spalte Zusätzliche Informationen öffnen Sie den Anwendungsbereich Zusatzinformationen zur Rechnungsposition mit folgenden Kontrollelementen: Datum von / bis Bemerkung Buchungstext 1, Buchungstext 2 Preisinfo
Aufschlagsatz	Das Kontrollkästchen ist angehakt, wenn beim gewählten Faktura-Artikel ein gültiger Aufschlagsatz hinterlegt ist. Details zu dem Aufschlag werden in einem separaten Dialog Aufschlagsatz zur Rechnungsposition angezeigt, wenn man das Kontrollkästchen anklickt.

Zusatzinformationen unterhalb der Expansionszeile:

Kontrollelement	Beschreibung
Bemerkung	Die Bemerkung kann unterhalb der Expansionszeile erfasst werden. Alternativ kann das Feld auch über den Dialog Zusatzinformationen zur Rechnungsposition gefüllt werden. Die Bemerkung zur Rechnungsposition ist ein Pflichtfeld, wenn ein Artikel mit Artikelkennzeichen Sammelartikel gewählt wurde.
Buchungstext 1 und 2	Die Buchungstexte können unterhalb der Expansionszeile manuell erfasst werden. Alternativ können die Felder auch über den Dialog Zusatzinformationen zur Rechnungsposition gefüllt werden. Wird kein Text hinterlegt, übernimmt das System den Standardtext der Textart Buchungstext 1 bzw. 2 aus den Textbausteinen beim Speichern des Eintrags.

Der Inhaltsbereich Gesamtwerte wird mit dem

Rechnung speichern aktualisiert.

Im Inhaltsbereich Gesamtwerte werden sowohl die Umsatzsteuerwerte als auch Aufschlagsätze angezeigt. Über die Spalte Steuerart ist erkennbar, welche Steuer und Aufschläge berechnet wurden. Weil der Aufschlag aus dem Bruttobetrag berechnet wird, gibt es die Spalten Netto und Brutto.
Auf der rechten Seite wird der Netto-Gesamtwert (Gesamt Netto), der summierte Steuerbetrag ohne Einzelaufstellung nach Steuersatz (Gesamt Steuer) und der Betrag nach Steuer (Gesamt Brutto) ausgegeben. Zusätzlich wird der summierte Aufschlagbetrag (Gesamt Aufschlag) und der zu zahlende Betrag (Rechnungsbetrag) angezeigt.

Optional können Sie einen Rechnungstext hinterlegen. Es handelt sich um ein Freitext-Feld, das auch über die Schaltfläche

mit Textbausteinen befüllt werden kann. Dieser Rechnungstext wird auf der Rechnung unterhalb der Rechnungspositionen ausgegeben. Der Rechnungstext wird zudem im Buchungsbeleg gespeichert und in den offenen Posten in Interntext 1 der E+S-Finanzbuchhaltung bzw. in das Feld Notiz beim offenen Posten in der Orbis-DIAMANT-Finanzbuchhaltung geschrieben.

Über die Schaltfläche 149_preview

Rechnungsvorschau drucken können Sie den Report vor der Buchung ausgeben. Das Dokument wird als Rechnungsvorschau ausgegeben und kann nicht als endgültige Rechnung verwendet werden.

Wurde eine Rechnung vollständig erfasst kann man über den Auswahldialog

Buchen und Drucken zwischen den Optionen

Buchen und Drucken oder

Buchen und Versenden (Voraussetzung Lizenz: EINVOICE_FURBI) wählen. Ist im Kundenstamm eine E-Mail-Adresse im Ordner Eigenschaften > Inhaltsbereich Einstellungen Elektronischer Rechnungsversand hinterlegt, wird die Schaltfläche

Buchen und Versenden vorgeblendet. Anderenfalls die Schaltfläche

Buchen und Drucken

Über die Schaltfläche

Kontierung können Sie die voraussichtliche bzw. bereits durchgeführte Buchung beauskunften.

Sind die Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen frei geschaltet (Lizenz: EINVOICE_FURBI) können Sie über die Schaltfläche

Vollständigkeit eRechnung prüfen eine Validierung der E-Rechnung durchführen. Es öffnet sich eine Liste mit Details, wenn Daten unvollständig oder nicht korrekt hinterlegt sind.