Die Funktionsweise des Datenaustausches von ORBIS über eine Verschlüsselungs- und Kommunikationssoftware zu den Datenannahmestellen der Krankenkassen stellt sich wie folgt dar:

ORBIS als KIS stellt Daten für das Übermittlungsverfahren zur Verfügung. Die Erfassung der Daten erfolgt in den administrativen und medizinischen Prozessen und innerhalb des Prozesses „Rechnungserstellung. Der Prozess „Elektronischer Datenaustausch" (KONV) liest die für den Datenaustausch relevanten Daten, erzeugt (erstellt) die EDIFACT Nachrichtenstruktur und schreibt diese in eine Übertragungsdatei, die Nutzdatendatei. Die Nutzdaten werden zusammen mit einer Auftragsdatei (eine Art Begleitzettel) mittels einer vereinbarten Verzeichnisstruktur an die Verschlüsselungs- und Kommunikationssoftware zur weiteren Verarbeitung (Verschlüsselung und Übertragung) übergeben.

Die Übertragung der Daten erfolgt zeitgesteuert oder manuell nach dem FTAM-Protokoll über eine ISDN-Verbindung

Dieser prinzipielle Ablauf ist in der folgenden Abbildung dargestellt:

Ebenso geschieht die Rückübermittlung. Die Daten der Krankenkasse werden von der Verschlüsselungs- und Kommunikationssoftware über die ISDN - Leitung angenommen und auf eine korrekte Übertragung untersucht (stimmt die elektronische Unterschrift? Ist der Datenabsender bekannt?). Danach werden die Daten entschlüsselt.

Die Verschlüsselungs- und Kommunikationssoftware stellt die Daten in die vereinbarten Übergabeverzeichnisse. Der Prozess „Elektronischer Datenaustausch" (KONV) liest diese Daten, wertet sie aus und stellt sie ORBIS zur Verfügung.