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Optionen §301
In dem Aktenreiter Optionen §301 sind spezielle Einstellungen hinterlegt, die ausschließlich den Datenaustausch nach §301 Abs. 3 SGB V betreffen.
Diese Optionen beziehen sich nicht auf den Datenaustausch mit der PKV und der DGUV.
Die Checkboxen haben folgende Bedeutung:
Rechnung auch ohne Kostenübernahme übermitteln:
Über diese Checkbox kann gesteuert werden, dass Rechnungen an die Krankenkasse auch übertragen werden, wenn noch keine Kostenübernahme durch die Krankenkasse vorliegt. Die Rechnung wird über den Prozess „Rechnungsstellung" erstellt.
Einweisungsdiagnose verpflichtend:
Ist diese Checkbox aktiviert, wird für den Aufnahmesatz die Prüfung auf das Vorhandensein einer Einweisungsdiagnose aktiviert. Die Einweisungsdiagnose ist kein Pflichtfeld nach §301 Abs. 3 SGB V, sodass wir davon abraten diese Checkbox anzuhaken.
Zahlungssatz immer anfordern (nur GKV):
Diese Einstellung wurde gesplittet damit sie für den DTA mit der GKV und PKV getrennt gesetzt werden kann!
Der Zahlungssatz muss unter folgenden Bedingungen von den Krankenkassen, auf einen zuvor übermittelten Rechnungssatz, an das Krankenhaus verschickt werden:
* Rechnungskürzung
* Rechnungsablehnung
* Auf Anforderung durch das Krankenhaus
Letzte Bedingung aktivieren Sie über diese Checkbox. Der Zahlungssatz kann von Ihnen als Quittung der zuvor übermittelten Rechnung genutzt werden.
Diese Einstellung gilt auch für den Datenaustausch mit der DGUV.
Zahlungssatz immer anfordern (nur PKV):
Diese Einstellung wurde gesplittet damit sie für den DTA mit der GKV und PKV getrennt gesetzt werden kann!
Der Zahlungssatz muss unter folgenden Bedingungen von den Privatversicherungen, auf einen zuvor übermittelten Rechnungssatz, an das Krankenhaus verschickt werden:
* Rechnungskürzung
* Rechnungsablehnung
* Auf Anforderung durch das Krankenhaus
Letzte Bedingung aktivieren Sie über diese Checkbox. Der Zahlungssatz kann von Ihnen als Quittung der zuvor übermittelten Rechnung genutzt werden.
Allerdings empfehlen die privaten Versicherungen grundsätzlich auf die standardmäßige Anforderung des Zahlungssatzes zu verzichten.
KONV-Nachrichtensuche mit Hinweis auf Einschränkung der Filterauswahl
Die Nachrichtensuche in der „Nachrichten Bearbeitung“ kann unter Umständen etwas länger dauern. Hierbei ist zu beachten, dass eine Einschränkung der Suche durch die Nutzung der Filterfelder auf jeden Fall ein schnelleres Ergebnis liefern wird.
Wird vom Anwender keinerlei Filter gesetzt, der Konverter muss also alle Nachrichten suchen, soll der Anwender mit Hilfe dieser Einstellung darauf mit einer Hinweismeldung hingewiesen werden.
Ist diese Einstellung gesetzt, wird bei der „Suche“ in „Nachrichten bearbeiten“ die folgende Hinweismeldung angezeigt:
Wurde die Suche durch mindestens einen Filter eingeschränkt, wird dieser Hinweistext nicht ausgegeben.
Zuzahlungsgutschriften ausfiltern und nicht versenden:
Zuzahlungsgutschriften werden über den Prozess „Rechnungsstellung" erzeugt. Normal werden die vom Patienten eingezahlten Zuzahlungsbeträge in der Schlussrechnung aufgeführt und vom Rechnungsendbetrag abgezogen. Sollten die Zuzahlungseingänge erst nach bereits erstellter Schlussrechnung abgerechnet werden, wird eine eigene Nachricht „Zuzahlungsgutschrift" erzeugt.
Es können auch mehrere Zuzahlungsgutschriften für einen Patienten nacheinander verschickt werden. Mit dieser Einstellung können Sie die Übertragung von reinen Zuzahlungsgutschriften verhindern. Dies wird dann benötigt, wenn Sie Zuzahlungsgutschriften per Sammelrechnung an die Kassen schicken.
Zahlungserinnerung nach §301 übermitteln:
Zahlungserinnerungen können über eine abgestimmte Schnittstelle von der FIBU übergeben werden. Aus dieser Schnittstelle werden die Nachrichten erzeugt. Durch die Checkbox wird diese Nachricht aktiviert. Die Nachrichtensätze sind identisch mit der ursprünglichen Nachricht der Rechnung, die gemahnt werden soll. Sie Unterscheidet sich lediglich in der laufenden Nummer des Geschäftsvorfalls und in der Rechnungsart.
ACHTUNG: Diese per DFÜ übermittelteten Zahlungserinnerung ersetzt kein Mahnverfahren der Finanzbuchhaltung! Es kann kein Zahlungsziel, kein Differenzbetrag, keine Mahngebühr,... übertragen werden.
Nur Hauptdiagnosen im Aufnahmesatz übermitteln:
Mit dieser Checkbox können Sie steuern, ob nur die Aufnahmehauptdiagnose oder auch die Aufnahmenebendiagnosen bei der Übermittlung der Aufnahmenachricht berücksichtigt werden soll.
Hier ist ebenfalls zu beachten, dass bei gesetzter Einstellung eine Aufnahmeänderungsmeldung auch nur erzeugt wird, wenn sich die Aufnahmehauptdiagnose ändert.
Aufnahmeänderungsnachrichten dürfen erst versendet werden, wenn keine weiteren Nachrichten des Falles bei der Kasse vorliegen. Auch Zwischenrechnungen müssen zuvor storniert werden.
Debitoren-Konto des Krankenhauses übermitteln:
Mit dieser Checkbox können Sie steuern ob Ihre Debitoren-Konto-Nummer (die des Krankenhauses) bei der Übermittlung der Nachrichtensätze RECH (Rechnungssätze) und AMBO (Rechnungssätze ambulantes Operieren) übermittelt werden soll.
Krankenversicherten-Nr. Pflicht bei ENTL/RECH Nachrichten
Mit dieser Checkbox lässt sich steuern, ob das Vorhandensein der Versichertennummer für die Nachrichten ENTL und RECH geprüft werden soll und zu einem Fehler führen soll wenn sie fehlt. Nach §301 muss die Versichertennummer bei diesen beiden Nachrichten unbedingt vorhanden sein. Da dies bisher nie abgeprüft wurde ist der Standard ebenfalls ohne Prüfung. Wir empfehlen aber diese Checkbox zu setzen.
FAB-Segmente ohne OP-Diagnose
Mit dieser Checkbox kann gesteuert werden, dass die erfassten und zu einer OP zugeordneten OP-Diagnosen nicht mehr in den FAB-Segmenten verwendet werden. Damit kann die Anzahl der FAB-Segmente reduziert werden, so dass die wichtigen OPS-301 Schlüssel bis zu einer Grenze von 99 übertragen werden können. Die entscheidenden Diagnosen, die zum Groupen von den Kassen herangezogen werden, befinden sich im ETL/NDG Segment und brauchen des Wegen in dem FAB-Segment nicht mehr zusätzlich mit übertragen werden. Ohne diese Einstellung kann es vorkommen, dass für das Groupen entscheidende OPS-301 Schlüssel nicht mit der Entlassung mitgeschickt werden und somit die Kasse die abgerechnete DRG nicht nachvollziehen konnte. Die Checkbox ist standardmäßig nicht aktiviert. Sollte die Anzahl der erfassten Diagnosen und OPS-301 Schlüssel nie an die Anzahl 99 heranreichen besteht kein Problem, ansonsten empfehlen wir diese Checkbox zu setzen.
Datenaustauschreferenz prüfen mit Fehlermeldung an Kasse
Diese Funktion hat nur Auswirkungen auf den Datenaustausch nach §301 Abs. 3 SGB V mit den gesetzlichen Krankenkassen.
Wird diese Checkbox gesetzt, wird die gerade im Einlesevorgang befindliche Datei bei Feststellung einer Dateilücke mit einem Fehler abgewiesen.
Dabei muss unterschieden werden zwischen zwei möglichen Konstellationen einer Dateilücke:
1. Die einzulesende Datei hat eine größere Dateireferenznummer als die im Konverter erwartete (normales Verfahren)
2. Die einzulesende Datei hat eine kleinere Dateireferenznummer als die im Konverter erwartete (abweichendes Verfahren)
zu 1.) Einzulesende Dateinummer > Erwartete Dateinummer
Beispiel: Die Datei die gerade eingelesen wird, hat die laufende Dateireferenznummer 25. Die erwartete Dateireferenznummer ist die 24.
Das bedeutet, dass die Datei mit der laufenden Dateireferenznummer 24 noch nicht eingelesen wurde und fehlt. Diese Dateilücke wird der Kasse als Fehlernachricht mitgeteilt.
a.) Der Konverter stellt das erste Mal eine solche Dateilücke fest:
Protokollierung in der Log-Datei:
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateireferenznummer nicht fortlaufend
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Absender: 123456789
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateinummer gefunden: 00025
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateinummer erwartet: 00024
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: phys. Dateiname: EKRH00025
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Die Datei verbleibt im Einleseverzeichnis und eine entsprechende FEHL Nachricht wird an den Absender übermittelt.
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: FEHL Nachrichtnr.: 382035 Übertragungsdatei: EKRH0765
Die Datei ist dann im Status Datei fehlerhaft eingelesen.
Und erhält den Fehlereintrag:
"Dateinummernfolge nicht korrekt / Erwartete Dateinummer 00024. Fehler wurde der Kasse mitgeteilt. FEHL Nachrichtnr.: 382035. Übertragungsdatei: EKRH0765"
Der Dateizähler der eingehenden Dateien wird nicht erhöht.
b.) Der Konverter stellt eine solche Dateilücke fest, allerdings wurde die Dateilücke bereits als Fehlernachricht an die Kassen geschickt:
Protokollierung in der Log-Datei:
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateireferenznummer nicht fortlaufend
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Absender: 123456789
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateinummer gefunden: 00025
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateinummer erwartet: 00024
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: phys. Dateiname: EKRH00025
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Die Datei verbleibt im Einleseverzeichnis, der Fehler wurde bereits an die Kasse gemeldet.
Wird die Dateilücke geschlossen, wird die Datei normal verarbeitet.
zu 2.) Einzulesende Dateinummer < Erwartete Dateinummer
Beispiel: Die Datei die gerade eingelesen wird, hat die laufende Dateireferenznummer 17. Die erwartete Dateireferenznummer ist die 24.
Das bedeutet, dass die Datei mit der laufenden Dateireferenznummer 17 eigentlich längst eingelesen sein sollte. Hier kann die Kasse keine Dateilücke schließen. In diesen Fall wird der Kasse keine Fehlernachricht gesendet. Zu dieser Konstellation kann es nur kommen, wenn die Datei tatsächlich bereits eingelesen wurde, oder falls die Datei noch nicht eingelesen wurde, der Anwender den Dateizähler manuell erhöht hat. Sollte die Datei tatsächlich bereits eingelesen worden sein, wird die Datei ignoriert und wird aus dem Einlese-Ordner entfernt. Sollte der Anwender den Dateizähler erhöht haben und die Datei wurde tatsächlich noch nicht eingelesen, so wird diese nun eingelesen.
a.) Der Konverter stellt das erste Mal eine solche Dateilücke fest und die Datei wurde tatsächlich noch nicht eingelesen:
Protokollierung in Log-Datei
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateireferenznummer nicht fortlaufend
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Absender: 123456789
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateinummer gefunden: 00017
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateinummer erwartet: 00024
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: phys. Dateiname: EKRH00017
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Die Datei wird trotzdem verarbeitet.
b.)Der Konverter stellt eine solche Dateilücke fest, allerdings wurde diese Datei bereits eingelesen:
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateireferenznummer nicht fortlaufend
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Absender: 123456789
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateinummer gefunden: 00017
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Dateinummer erwartet: 00025
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: phys. Dateiname: EKRH00017
--> Einlesen Datei §301 KRH00025 -> FEHLER: Die Datei ist bereits verarbeitet und wurde aus dem Einleseverzeichnis gelöscht.
Ohne diese Einstellung (Standard) bleibt es bei der bisher bekannten Verarbeitung:
• der Fehler wird wie bisher nur im internen Protokoll (log-Datei) aufgeführt
• es wird kein Fehler an die Kassen kommuniziert
• die Datei verbleibt im Einlese-Ordner und wird nach dem Einlesen der fehlenden Datei verarbeitet
• die Kasse muss nur die fehlende Datei nachsenden
Übrigens: Sollte der Dateizähler die 99999 erreichen muss als nächste Datei die 00001 verwendet werden.
Versendedatum Aufnahmeanzeige + x Tage = früheste Versendung der Entlassanzeige
Die Zuzahlungsregeln im gesetzlichen Bereich seit dem 01.01.2010 besagen, dass das Krankenhaus keine Zuzahlung von der Rechnung abzuziehen hat, wenn zum Zeitpunkt der Versendung der Entlassungsanzeige noch keine Kostenübernahme von der Kasse vorliegt. Gerade bei Kurzlieger-Fällen gibt es das Problem, dass die Entlassung schon sehr früh an die Kassen versendet wird, so dass die Kassen tlw. gar keine Chance haben, zwischendurch eine Kostenübernahme zu versenden. In den Vorgaben der §301 Abs. 3 SGB V Fortschreibung werden die Übermittlungsfristen der einzelnen Nachrichtentypen beschrieben:
„Wird der Kostenübernahmesatz nicht innerhalb von drei Arbeitstagen nach Eingang des fehlerfreien Aufnahmesatzes bei der Krankenkasse an das Krankenhaus übermittelt, können die Entlassungsanzeige und der Rechnungssatz unabhängig davon an die Krankenkasse übermittelt werden, wobei die Entlassungsanzeige spätestens mit dem Rechnungssatz bei der Krankenkasse eingehen muss.“
Aus diesem Sachverhalt einhergehend ist die Forderung der Kassen, dass für die Versendung der Entlassanzeige diese Fristen beachtet werden müssen.
Einstellung der abzuwartenden Tage im Konverter:
Im Konverter in „Datenübertragung > Einstellungen Datenübergabe > Optionen §301“ soll die Anzahl Tage hinterlegt werden können, die der Konverter warten soll, bis die Entlassanzeige versendet wird.
Abprüfung der Tage bzgl. Versendung der ersten Entlassanzeige:
Die oben beschriebenen Tage werden für die Versendung der Entlassanzeige herangezogen.
Die Tage werden auf das Versendedatum der Aufnahmeanzeige (fehlerfreie Erstnachricht) hinzugerechnet. Erst ab diesem Tag wird eine vorhandene Entlassnachricht (Erstnachricht) versendet. Dies natürlich in Abhängigkeit des Kostenübernehmers.
Die so verarbeitete Entlassungsanzeige behält den Status vorgemerkt wird aber zusätzlich mit dem folgenden Fehlertext versehen:
Die minimale Versendungsfrist für die Entlassnachricht ist noch unterschritten! (Siehe "Datenübertragung > Einstellungen Datenübergabe > Optionen §301"
Sollte bereits eine Kostenübernahme der Kasse vorliegen, bleibt diese Berechnung und Sperre unberücksichtigt. D.h. die Entlassung wird sofort versendet werden.
Diagnosecode nach SGB V:
Diese Checkbox muss unbedingt immer angehakt sein. Mit dieser Checkbox garantieren Sie dass
der offizielle Diagnose-Katalog nach SGB V herangezogen wird.