Über den Menüpunkt Datenübertragung/ Einstellungen Datenannahmestellen gelangt man in den Dialog Datenannahmestellen. Die Datenannahmestellen werden im ORBIS-GBDM unter dem Punkt Organisation / Kostenübernehmer / Definieren angelegt.

Jedem Kostenträger muss sowohl einer logischen wie auch einer physischen Datenannahmestelle zugeordnet sein, will er am DFÜ-Verfahren teilnehmen.

Es ist aber im Vorfeld mit den jeweiligen Kassen abzustimmen, welche Datenannahmestellen

vorhanden sind. Die logische Datenannahmestelle stellt den inhaltlichen Empfänger der

gesendeten Daten dar. Diese kann die Dateien entschlüsseln, die Inhalte bewerten und die

gesendeten Informationen an die entsprechenden Geschäftsstellen / Sachbearbeiter weiterleiten.

Große Kostenträger, wie z.B. die AOK halten mehrere logische und eine physische

Datenannahmestelle vor. In der Regel eine logische Datenannahmestelle pro Bundesland, die

wiederum für Sie als physische Datenannahmestelle fungiert, wenn sich Ihr Krankenhaus in dem

Bundesland befindet.

Andere Kostenträger, wie z.B. die größeren Ersatzkassen unterhalten auf Bundesverbandebene

jeweils selbst die logische Datenannahmestelle.

Physikalische Datenannahmestellen entsprechen dem physikalischen Empfänger der Dateien. Diese Annahmestellen werden entweder von den Krankenkassen selbst unterhalten oder sind externe Dienstleistungsunternehmen (z.B. T-Systems), die eine Anlauf- und Verteilerfunktion für eine Vielzahl von Kostenträgern einnehmen.

Die Daten laufen über den Prozess "Elektronischer Datenaustausch" zu der externen Verschlüsselungs- und Kommunikationssoftware.

Diese schickt, nach der Datenverschlüsselung, alle Dateien an die physikalische Datenannahmestelle, welche die Inhalte auf Grundlage der IK-Nummern an die verschiedenen Kostenträger (logische Datenannahmestellen) weiterleitet.

Jede Krankenkasse muss im Kostenübernehmerstamm zwingend einer logischen DAV zugewiesen sein, da sonst keine Nachrichten erstellt werden können.

Einstellung der Datenannahmestellen für den §301 Abs. 3 SGB V, für die PKV und für die DGUV

Einstellung der Datenannahmestellen für den §302 Abs. 2 SGB

Über die Kurzbezeichnung kann die gewünschte logische Datenannahmestelle ausgewählt werden. Alle logischen Datenannahmestellen finden Sie, wenn Sie den F3-Button drücken.

Hier werden alle im Kostenübernehmerstamm hinterlegten logischen Datenannahmestellen angelistet.

In dem Feld Betriebsmodus wird der Status der Datenannahmestelle angezeigt. Dieser kann durch markieren des Optionsfelds auf Echtbetrieb oder auf Testbetrieb eingestellt werden. Entsprechend werden die zu übertragenden Dateinamen mit einem Vorangestellten „E“ oder „T“ erzeugt.

Hinweis: Für die Verfahrensart §302 ist das Feld gesperrt, wenn bei der ausgewählten logischen

Datenannahmestelle die Option „Verwende IK der physikalischen DAV statt der logischen DAV." gesetzt wurde.

Im Bereich Datenübertragung ist es möglich, die Anzahl der Übertragungsversuche individuell pro Datenannahmestelle einzugeben. Der Standardwert für das Eingabefeld ist "03" (wird vorgeblendet), Maximalwert ist "99".

Hinweis: Es ist zu beachten, dass dieser Wert nur dann Auswirkungen hat, wenn im Dialog Datenübertragung > Einstellungen Datenübergabe im Aktenreiter Verzeichnisse die Checkbox Automatische Übergabe der Dateien an die Kommunikationssoftware aktiviert ist und die Auftragsdatei bereits über den Prozess „Elektronischer Datenaustausch" erstellt wird.

Die Aktivierung der Checkbox Daten verschlüsselt übertragen bewirkt die verschlüsselte Übertragung der Nutzdaten an die aktuell ausgewählte Datenannahmestelle. Diese Werte werden in dem Auftragssatz bereits an die Verschlüsselungs- und Kommunikationssoftware mit übergeben.

Hinweis: Für die Verfahrensart §302 ist das Feld gesperrt, wenn bei der ausgewählten logischen

Datenannahmestelle die Option „Verwende IK der physikalischen DAV statt der logischen DAV." gesetzt wurde.

In den §301-Vereinbarungen wurde festgelegt, dass Dateien zwischen zwei Kommunikationspartnern sowohl für den Sendeweg als auch für den Empfangsweg eine lückenlose Dateireferenznummer erhalten müssen.

In den §302-Vereinbarungen wurde festgelegt, dass Dateien zwischen zwei Kommunikationspartnern nur für den Sendeweg eine lückenlose Dateireferenznummer erhalten müssen.

Die Dateireferenznummer dient zur Flusssteuerung der Kommunikation mit den Krankenkassen und soll sicherstellen, dass sämtliche Informationen von und zur Krankenkasse lückenlos übermittelt werden. Im Feld Dateireferenznummer werden die aktuell zuletzt verwendeten Dateireferenznummern der ausgewählten Datenannahmestelle für den Sendeweg und für §301 Abs. 3 SGB V, der PKV und der DGUV auch für den Empfangsweg aufgeführt. Bei der nächsten Dateierstellung wird die zu sendende Dateireferenznummer um 1 erhöht. Die als nächste zu empfangene Nummer ist die aktuell angezeigte Nummer plus 1.

Beispiel:

* Aktuelle Dateireferenznummer [senden]: 00109 =>nächste Datei 00110

* Aktuelle Dateireferenznummer [empfangen]: 00022 => erwartete Datei 00023

Sollte die Übertragung gestört sein und die Reihenfolge der Dateireferenznummern ist nicht fortlaufend, so sind folgende Überprüfungen notwendig:

* Überprüfen Sie in der Dateiübersicht, die Dateien und Referenznummer der betroffenen Datenannahmestelle.

* Welche Datei, mit welcher Referenznummer wurde zuletzt erfolgreich eingelesen?

* Überprüfen Sie die Einstellungen der Datenannahmestelle. Steht der aktuelle Referenznummernzähler auf diesem Wert?

* Bitte überprüfen Sie das Kommunikationsprotokoll in Ihrer Verschlüsselungs- und Kommunikationssoftware.

* Sind alle Dateien der Krankenkasse erfolgreich empfangen worden?

* Befindet sich zu dieser Datenannahmestelle (IK beachten) ein Fehlereintrag im Protokoll?

* Kontaktieren Sie die Datenannahmestelle der Krankenkasse, um eventuell fehlende Dateien zu ermitteln und erneut anzufordern.

Hinweis: Die Dateireferenznummer muss unbedingt korrekt eingetragen werden, da ansonsten die nächsten Dateien der DAV abgelehnt werden und Fehlernachrichten an die entsprechende DAV gesendet werden.

Hinweis: Für die Verfahrensart §302 ist das Feld gesperrt, wenn bei der ausgewählten logischen

Datenannahmestelle die Option „Verwende IK der physikalischen DAV statt der logischen DAV." gesetzt wurde.

Übrigens: Sollte der Dateizähler die 99999 erreichen muss als nächste Datei die 00001 verwendet werden.

Die Nachrichtenversion kann pro logische Datenannahmestelle extra konfiguriert werden.

Normalerweise gilt die allgemeine Versionseinstellung für das ganze Verfahren nach §301 Abs. 3 SGB V, der PKV und der DGUV.

Siehe unter Dateiübertragung > Einstellungen Datenübergabe > Versionen.

Der hier hinterlegte Wert ist die allgemein gültige Versionsnummer. Sollte eine Annahmestelle die neue Fortschreibungsversion nicht rechtzeitig verarbeiten können, kann dies durch die Aktivierung der Checkbox DAV-Spezifische Nachrichtenversion verwenden und Hinterlegung einer eigenen Nachrichtenversion (in der Regel maximal eine Version unter der Gültigen) eingestellt werden.

Da die DAV-spezifische Nachrichtenversion seit Jahren keine Verwendung mehr gehabt hat und die falsche Nutzung dieser Einstellung immer wieder für Aufträge sorgt, kann die „DAV-spezifische Nachrichtenversion“ per Systemeinstellung aus dem Konverter entfernt werden.

„KONV - DAV-spezifische Nachrichtenversion verwenden“

Der Standard dieser Einstellung ist „Nein“ - Bei dieser Einstellung ist die oben markierte Einstellung nicht mehr zu sehen / nutzbar!

Zusatzeinstellung „Ja“ - Bei dieser Einstellung ist die oben markierte Einstellung weiterhin zu sehen / nutzbar!

Im Verfahren §302 Abs. 2 SGB V wurde die Möglichkeit geschaffen, beim Versenden von §302-Nachrichten die IK-Nummer der physikalischen Datenannahmestelle anstelle der logischen zu verwenden. Das bedeutet, dass sowohl in der Auftragsdatei, als auch in der Nutzdatendatei die IK-Nummer der physikalischen DAV eingetragen wird. Bei der ausgewählten logischen Datenannahmestelle ist die Option „Verwende IK der physikalischen DAV statt der logischen DAV." zu setzten. Diese Option kann nur dann gewählt werden, wenn der logischen DAV eine reine physikalische DAV zugeordnet ist. Die Zuordnung ist nicht möglich, wenn die physikalische DAV auch gleichzeitig eine logische DAV ist. Die Einstellungen „Betriebsmodus, Datenübertragung und Dateireferenznummer" können danach nicht mehr für die logische DAV bearbeitet werden. Wird die Zuordnung wieder aufgelöst indem die Checkbox deaktiviert wird, ist die Bearbeitung wieder möglich. Gleichzeitig ist nach Zuordnung die physikalische DAV als Datenannahmestelle auswählbar und die Einstellungen „Betriebsmodus, Datenübertragung und Dateireferenznummer" können modifiziert werden. Diese Einstellungen gelten dann für alle zugeordneten logischen Datenannahmestellen.

Hintergrund hierfür ist die Vorgehensweise einiger Provider. Obwohl die Übertragung immer an die physikalische Annahmestelle erfolgt (die hier technisch gesehen auch als logische DAV fungiert) wünschen diese dennoch getrennte Dateien pro Krankenkasse (logische Datenannahmestellen). Deshalb wird in der Dateiübersicht weiterhin die logische Datenannahmestelle als Empfänger, jedoch mit der laufenden Dateinummer der physikalischen Annahmestelle angezeigt.

Die Änderungen im Dialog Datenannahmestelle werden mit dem Button "Übernehmen" gespeichert.

Durch Betätigung der Funktionstaste F3 gelangt man in den Suchdialog der Datenannahmestellen, die im Kostenübernehmerstamm als logische Datenannahmestellen gekennzeichnet wurde.

Durch Aktivierung des Button Übernehmen wird die ausgewählte Datenannahmestelle übernommen und steht zur Bearbeitung im Dialog Datenannahmestellen zur Verfügung.