Wie in Kapitel Kataloge – `ungültige Einträge´ beschrieben werden viele Kataloge im Formular Onkologische Dokumentation gegen das Referenzdatum geprüft statt gegen das Systemdatum.

Konstruiertes Beispiel:
Sie haben letzten Monat eine Onkologische Dokumentation begonnen und als Referenzdatum das des letzten Monats eingetragen. Anschließend öffnen Sie im Formular den Katalog XY, der Ihnen die Werte A, B und C anbietet. Sie wählen den Wert A aus.

Ende letzten Monats definiert eine Externe Stelle `Die Ausprägung A ist ab sofort nicht mehr zulässig, weil nicht aussagefähig und wird durch Aussagen D und E ersetzt.

Ihr Administrator passt also Anfang dieses Monats den Katalog an und importiert ihn noch am selben Tag in ORBIS.

Mitte dieses Monats legen Sie eine analoge Onkologische Dokumentation zu einem weiteren Patienten an und öffnen diesen Auswahlkatalog. Sie werden die Werte B, C, D u E vorfinden, A ist ja nicht mehr gültig.

Nun dokumentieren Sie aber in der Onkologischen Dokumentation aus dem letzten Monat weiter und hier werden Sie wahrscheinlich noch den Wert A im Katalog auswählen können, denn zu diesem Zeitpunkt war die Ausprägung A ja noch zulässig. ODOK kann nicht immer entscheiden, ob dann der Eintrag A noch zu verwenden ist oder nicht. Das können oftmals nur die Anwender entscheiden.

Es kann aber auch die Festlegung getroffen werden `Die Ausprägung A war nie zulässig, diese Eingaben müssen korrigiert werden´. Durch entsprechende Anpassung kann der Administrator diesen Katalog so einrichten. Auch in diesem Fall gehen Ihnen keine Daten verloren, denn einmal erfasste Feldinhalte werden nicht automatisch wieder gelöscht. In diesem Fall gehen sie zu dem Feld mit dem falschen Eintrag und öffnen den Auswahlkatalog. Die falsche Ausprägung wird Ihnen in der Auswahl nicht angezeigt, Sie können nur eine der gültigen Ausprägungen wählen und korrigieren damit die Eingabe.