Vollversion oder Langbogen: Zeitpunkte

Ambulante Basisdokumentation (AmBADO) ◄ Die ambulante Basisdokumentation (AmBADO) ◄ Art der Dokumentation: Lang- und Kurzbogen ◄ Vollversion oder Langbogen: Zeitpunkte

Bei mehr als drei Besuchen soll an mindestens drei Terminen fortlaufend dokumentiert werden.

Zeitpunkt

Dokumentation

Dokumentation zum Behandlungsbeginn

Nach Aufnahmegespräch beim Erstkontakt mit dem Patienten auszufüllen:

• Langbogen

• Langbogen Vernetzung

Eventuell noch fehlende Informationen sollen im Zweitgespräch nachgetragen werden.

Die Fragen von beiden Teilen der Dokumentation beziehen sich auf den Zeitpunkt des Erstkontakts mit dem Patienten.

Jahresaktualisierung

• Zweck

Im Verlauf einer Behandlung können sich viele Daten ändern. Es ist deswegen notwendig, die Angaben einmal im Jahr auf einen aktuellen Stand zu bringen.

Die aktualisierte Dokumentation kann im aktuellen Jahr frühestens am ersten Tag des entsprechenden Quartals der im Vorjahr angefangenen Dokumentation erstellt werden.

Tipp
	Das heißt, sie muss nur auf das Quartal genau (oder später) nach einem Behandlungsbeginn oder einer Jahresaktualisierung erfolgen.

Anmerkung

Sonderfall Verschobene Jahresaktualisierung.

Falls es in dem fälligen Quartal keinen Patientenkontakt gibt, soll die Jahresaktualisierung im drauffolgenden Quartal erfolgen. Wenn sich die Fälligkeit dadurch vom vierten Quartal auf das darauffolgende Quartal des nächsten Jahres verschiebt, gibt es in diesem Dokumentationsfall für ein Jahr also keine Jahresaktualisierung! Die Fälligkeit der nächstfolgenden Jahresaktualisierung verschiebt sich dadurch ebenso um ein Quartal nach hinten.

Wichtig
	Nach zwei aufeinanderfolgenden leistungsfreien Quartalen, muss die Behandlung als beendet betrachtet werden. Siehe dazu weiter unter Behandlungsbeendigung.

• Zu verwendende Bögen

Die gleichen Bögen wie bei Behandlungsbeginn.

Wichtig

• Die Angaben zu den mit [JAHR] gekennzeichneten Fragen müssen jeweils aktualisiert werden, falls seit der letzten Dokumentation Änderungen eingetreten sind. Um den Ausfüllaufwand einzuschränken, werden unter ORBIS allerdings auch diese Felder aus dem letzten Bogen übernommen und der Anwender ist angehalten, die Angaben auf ihre Aktualität hin zu überprüfen!

• Die Angaben zu den Fragen ohne die Kennzeichnung [JAHR] dagegen müssen unbedingt vom Vorjahresbogen übernommen werden. Sie werden unter ORBIS auch automatisiert vom letzten Bogen vorbelegt.

Um die Leistung abrechnen zu können, muss am Dokumentationstag ein Patientenkontakt stattgefunden haben.

Behandlungsbeendigung

Der Beendigungsbogen ist in folgenden Beendigungsfällen auszufüllen:

• Reguläre Beendigung der Behandlung

◦ zum Termin, bei dem mit dem Patienten besprochen wird, dass die Behandlung in der Ambulanz beendet ist.

◦ wenn der Behandler aus zuverlässiger Quelle die Beendigung der Behandlung erfahren hat und keine zwei leistungsfreien Quartale abgewartet werden müssten.

Beispiel: Bei Umzug des Patienten

• Rückwirkende Beendigung bei Unterbrechung der Behandlung für mehr als zwei leistungsfreie Quartale

Situation:

◦ Der Patient meldet sich ohne Absprache mit dem Behandler nicht mehr zur Behandlung.

◦ Zwei Quartale sind vergangen.

Datum Behandlungsbeendigung: Datum der letzten Leistungserbringung zum Zeitpunkt des letzten Patientenkontaktes oder Verfassen eines abschließenden Befundberichts.

Bezug der Fragen: Zeitpunkt des letzten Patientenkontakts.

Bei fehlender Information ist unbekannt / unklar auszuwählen.

Anmerkung
	Kommt ein Patient nach 2 Quartalen wiederum zur Behandlung, muss (nach rückwirkender Beendigung der alten Dokumentation aufgrund von 2 kontaktfreien Quartalen) eine neue AmBADO begonnen werden, weil es sich formal um eine Beendigung und Wiederaufnahme der Behandlung handelt, d.h. es wird wiederum je nach Bedarf eine Voll- oder Kurzversion begonnen.

• Beendigung und erneuter Behandlungsbeginn innerhalb von zwei aufeinander folgenden Quartalen

Situation:

◦ Eine mit AmBADO-Vollversion dokumentierter Behandlung wurde in Absprache mit dem Patienten beendet

◦ Eine Beendigungsdokumentation liegt bereits vor

◦ Der Patient kommt vor Ablauf von zwei leistungsfreien Quartalen erneut in die Ambulanz

In dem Fall liegt es in dem Ermessen des Behandlers, um welchen der zwei folgenden Fälle es sich handelt:

◦ Eine fehlgeschlagene Beendigung.

Folge: Der Beendigungsbogen wird gelöscht und der Behandlungsfall fortgesetzt. Das heißt, die Dokumentation der vorherigen Behandlung wird fortgesetzt.

◦ Der Behandler betrachtet die alte Behandlung als abgeschlossen.

Folge: Der Behandler beginnt eine neue Dokumentation z.B. mit einem anderen Behandler oder einem neuen Fokus. Je nach erwarteter Terminanzahl wird nun wiederum mit einer Voll- oder Kurzversion begonnen.

Anmerkung
	Grundsätzlich kann frühestens am Folgetag nach einer Beendigung einer Behandlung mit einer neuen begonnen werden.