Warn- und Vorsichtshinweise für Administratoren

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Warnung

WARNUNG
	Wenn innerhalb von ORBIS ICU-Manager, ggf. im Zusammenspiel mit ORBIS Medical Device Interface, eines oder mehrere der unten erwähnten Probleme auftreten, kann es zu einer irreführenden Dokumentation der Intensivtherapie des Patienten kommen. Beachten Sie bitte die folgenden Sicherheitshinweise:

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	Achten Sie darauf, dass die Patientenkurve mit einem geeigneten Farbschema eingestellt wird, um zu vermeiden, dass Informationen hinsichtlich ihrer Priorität falsch eingeschätzt werden. DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN5

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Beachten Sie bei der Erstellung von Patientenkurvenansichten: Bei ungünstiger Konfiguration kann eine Verordnung mehrfach in einer Ansicht angezeigt werden. Um dies zu verhindern, müssen folgende Punkte beachtet werden (Betrifft nur ICU-Medikation):

• Medikamente sollten nur einem Artikelbereich zugeordnet sein, um zu verhindern, dass ein Medikament in mehr als einem Patientenkurvenabschnitt angezeigt wird.

• Innerhalb einer Ansicht dürfen Wirkstoffgruppenabschnitte nicht in Kombination mit den bisher verwendeten Abschnitten verwendet werden, die nicht auf den Artikelbereich filtern (z. B. Medikation per os, Infusionen, Intervallinfusionen, …).

• Wenn Medikationen gruppiert angezeigt werden sollen, kann es sein, dass ein Teil der Gesamtmedikation des Patienten nicht angezeigt wird, weil sie nicht von einem der konfigurierten, wirkstoffgruppenspezifischen Abschnitte abgedeckt wird. Wenn eine Darstellung der vollständigen Medikation gewünscht ist, müssen neben den wirkstoffspezifischen Abschnitten auch die Abschnitte „Medikation xx“ konfiguriert werden.

• Werden Gruppenfilter zur Darstellung mehrerer Medikamentengruppen in einem Patientenkurvenabschnitt verwendet, dann dürfen die einzelnen Medikamente jeweils nur in einer dieser aufgeführten Gruppen enthalten sein. Ansonsten werden Durchführungen mehrfach angezeigt.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN16

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Erstellung von Anordnungsplänen:

Beachten Sie bei der Konfiguration der Anordnungspläne, dass keine unbeabsichtigten Konflikte entstehen können, wenn zwei verschiedene Anordnungspläne gleichzeitig oder zeitlich versetzt angeordnet werden. Eine Anordnung sollte nach Möglichkeit nur in einem Plan enthalten sein, es sei denn ein Überschreiben von Anordnungen (bei Messwerten, z. B. bei unterschiedlichen Dokumentationsintervallen je nach klinischer Situation) oder die gleichzeitige mehrfache Anordnung einer Maßnahme sind ausdrücklich erwünscht.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN17

WARNUNG

Beachten Sie im Zusammenhang mit ORBIS Medical Device Interface:

• Die Zuordnung von Medizingeräten und ORBIS Medical Device Interface-Kanälen zu Bettplätzen muss nach jeder Konfigurationsänderung überprüft werden, z. B. durch eine temporäre Unterbrechung der Verbindung mit dem entsprechenden Gerät und Nachvollziehen der daraus entstehenden Dokumentationslücke in ORBIS.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN31

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Beachten Sie im Zusammenhang mit dem Laborsystem:

• Achten Sie bei der Konfiguration des Laborsystems und der Schnittstelle zwischen dem Laborsystem und ORBIS darauf, dass pro Befund ein eindeutiger Entnahmezeitpunkt übermittelt wird und ein eindeutiger Name für den Befund verwendet wird, sodass jeder Befund einem eigenen Zeitpunkt bzw. Befundart zugeordnet werden kann.

• Wenn mehrere Laborbefunde mit gleichem oder eng beieinanderliegendem Entnahmedatum bzw. Zeitstempel in der Patientenkurvenansicht angezeigt werden, dann ändern Sie den Zoom Level. Verwenden Sie eine tabellarische Darstellung der Laborwerte oder die Labor Kumulativbefund Liste, um die Befunde korrekt interpretieren zu können.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN40

WARNUNG

Bei Änderungen der Systemkonfiguration wie z. B. bei Software-Updates verbundener IT-Systeme oder Geräte und bei Konfigurationserweiterungen, folgende Punkte einhalten:

• Konfigurationsänderung dokumentieren.

• Konfigurationsänderung auf Basis der Testspezifikation prüfen und dokumentieren.

• Wenn die Prüfung bestanden wurde und die korrekte Funktion verifiziert ist, die Konfigurationsänderung freigeben.

• Bei umfangreichen Änderungen eine Freigabemaßnahme wie bei der Erst-Inbetriebnahme durchführen.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN54

WARNUNG

Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen den Dokumentenexport und die Vollständigkeit der exportierten Dokumente.

Die geplanten Messzeitpunkte werden nicht ausgedruckt. Bei der Auswahl Tabelle oder Grafisch und tabellarisch werden nur Zeitstempel mit Werten in der Vorschau angezeigt und ausgedruckt. Für die detalliertere Ansicht ist es notwendig, das Kontrollkästchen Details zu aktivieren.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN55

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Zeitumstellung von Sommer- auf Winterzeit

Während der Umstellung von Sommer- auf Winterzeit kann es zu unerwartetem Verhalten kommen, insbesondere wenn eine Aufgabe für die Zeitumstellungsphase (zwischen 02:00 und 2:59 Uhr) geplant wird oder eine Information von einem Fremdsystem bezogen wird.

Es ist daher ratsam, diese Aufgaben vor oder nach der Zeitumstellung einzuplanen.

Siehe:

• AIMS/ICU-SN57

• AIMS/ICU-SN58

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN56

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Sicherheitshinweis Umstellung auf Sommerzeit

Bei der Umstellung von Winterzeit (Normalzeit) auf Sommerzeit werden die Uhren von 02:00 Uhr auf 03:00 Uhr vorgestellt, wodurch ein 23-Stunden-Tag entsteht.

Da Anordnungen, deren Durchführung für die Zeit zwischen 02:00 Uhr und 02:59 Uhr geplant ist, nicht automatisch verschoben werden, sollten während der Umstellung Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden.

Um die Kontinuität zu gewährleisten, sollte die Durchführung von Anordnungen nicht für den Zeitraum zwischen 2:00 Uhr und 2:59 Uhr geplant werden. Daher müssen alle Anordnungen mit für die Übergangszeit geplanten Maßnahmen vor der Zeitumstellung abgesetzt und für den Zeitraum nach der Zeitumstellung neu eingeplant werden, um einen Datenverlust zu vermeiden.

Anordnungen, die nicht abgesetzt werden, können zu Berechnungs- und Anzeigefehlern führen (Beispiel Flüssigkeitsbilanz).

Falls Sie ein ungewöhnliches Verhalten beobachten, Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN57

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Sicherheitshinweis Umstellung auf Winterzeit

Bei der Umstellung auf Winterzeit werden die Uhren von Sommer- auf Normalzeit umgestellt. Dabei werden die Uhren von 02:59 Uhr auf 02:00 Uhr zurückgestellt, wodurch rechnerisch ein 25-Stunden-Tag entsteht.

Während dieser Umstellung sollten Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden, da Anordnungen, deren Durchführung für die Umstellungsphase zwischen 02:59 Uhr (Sommerzeit) und 02:00 Uhr (Winterzeit) geplant ist, nicht automatisch verschoben werden.

Während der 2-stündigen Umstellung von Sommer- auf Winterzeit sollte die Durchführung manuell über den Bestätigungsdialog dokumentiert werden. Erfassen Sie die Durchführung und die Informationen zu der jeweiligen Zeitzone sowie sonstige relevante Informationen in den Bemerkungen.

Achten Sie auf eine sorgfältige Dokumentation, um Verabreichungen während der Sommer- und Winterzeit voneinander zu trennen.

Überprüfen Sie im Anschluss an die Zeitumstellung den aktuellen Behandlungsplan des Patienten. Fehlerhafte Anordnungen oder Anordnungspläne müssen korrigiert werden. Sorgen Sie für eine entsprechende Korrektur.

Bei der Berechnung und Anzeige von Informationen, einschließlich der von angeschlossenen Produkten oder Geräten bezogenen Werte, können Fehler auftreten.

Falls Sie ein ungewöhnliches Verhalten beobachten, Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN58

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	Nutrition Management wird über ein rollenbasiertes Zugriffssystem gesteuert. Nur Benutzer mit einer Arztrolle können auf diese Funktion zugreifen. Standardmäßig sind das Pflegepersonal und alle anderen Rollen vom Zugriff auf diese Funktionalität ausgenommen und können diese weder einsehen noch nutzen. DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN60

WARNUNG

Bei der Verwendung von AIMS Chronos (Ausfallsicherung oder Langzeitarchivierung) oder des Export Managers führen geplante Fälle ohne zugewiesene Fallnummer dazu, dass die PDF-Erstellung fehlschlägt.

In dieser Situation verarbeitet das System den Fall ohne eine Fehlermeldung für den Benutzer anzuzeigen; die PDFs werden jedoch weder erstellt noch archiviert.

In Export-Manager-Szenarien kann dadurch der gesamte Exportlauf fehlschlagen, was potenziell auch andere Fälle betrifft.

Dieses Verhalten stellt eine bekannte Systemeinschränkung dar und wird nicht korrigiert.

Um dieses unerwünschte Verhalten zu vermeiden, wird dringend empfohlen, keine Systemeinstellungen zu aktivieren, die geplante Fälle ohne Fallnummer erlauben (z. B. Kein Anlegen von Fallnummern für geplante Fälle).

Die Sicherstellung, dass allen geplanten Fällen eine Fallnummer zugewiesen ist, gewährleistet eine zuverlässige PDF-Erstellung.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN63

Achtung

ACHTUNG

Performanceprobleme während der Datensicherung:

Performanceprobleme während der serverseitigen Datensicherung oder während des Updates können zu Verzögerungen beim Zugriff auf behandlungsrelevante Daten führen und eine sichere Behandlung von Patienten gefährden. Prüfen Sie regelmäßig, dass die Datensicherung oder das Update die Performance nicht beeinträchtigt.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN29

ACHTUNG

Beachten Sie bei der Verwendung der Fall-/Scheinwechselfunktionalität:

Vergewissern Sie sich, dass alle relevanten Daten (speziell Messungen und Scores) verschoben werden.

Nach der Durchführung einer Fall-/Scheinwechselkorrektur muss der verantwortliche Arzt die Vollständigkeit/Korrektheit der durchgeführten Änderungen prüfen.

Die Prüfung auf doppelte Anordnungen erfolgt auf Basis der angeordneten Maßnahme. Für jegliche Medikation und Ernährung gilt, dass keine Prüfung auf Wirkstoffbasis erfolgt (siehe auch AIMS/ICU-SN13).

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: ICU-SN50

ACHTUNG

Information im Umgang mit Spritzenpumpen des Herstellers Becton, Dickinson and Company (auch "BD").

Bei der Nutzung von Spritzenpumpen des Hersteller Becton, Dickinson and Company (auch "BD") bitten wir Sie die Hinweise der Gebrauchsanweisung der Spritzenpumpe zu beachten.

Besonders Aktionen wie „Start“, „Stop“ müssen der Gebrauchsanweisung entsprechend gesetzt werden um eine korrekte Übernahme der Daten durch den ORBIS ICU-Manager mit Fluidmanagement zu gewährleisten.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: ICU-SN52

ACHTUNG

Die ordnungsgemäße Konfiguration von ORBIS Medical Device Interface ist zwingend erforderlich, um sicherzustellen, dass die Gerätedaten dem vorgesehenen Bett und dem Patienten korrekt zugeordnet werden. Eine fehlerhafte oder unvollständige Konfiguration kann dazu führen, dass Gerätedaten falsch zugeordnet werden, fehlen oder unbrauchbar sind. Werden diese Konfigurationsschritte nicht durchgeführt, kann dies die Datenintegrität und die Patientensicherheit beeinträchtigen.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: ICU-SN61

ACHTUNG
	Um Inkonsistenzen zu vermeiden, stellen Sie bitte sicher, dass die ORBIS U-Plattform vollständig verfügbar und verbunden ist, bevor Sie Funktionen von ORBIS U nutzen. Ausfälle der Plattform oder Verbindungsfehler können dazu führen, dass abhängige Komponenten sich inkonsistent verhalten. DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: ICU-SN62

Anweisung
	Beachten Sie auch die Sicherheitshinweise zu spezifischen Themen in den weiteren Kapiteln dieses Handbuchs.

Anweisung

Anweisung
	Beachten Sie, dass durch die Verwendung der Funktion Fluidmanagement im ORBIS ICU-Manager keine Plausibilitätskontrolle hinsichtlich der Richtigkeit einer vorausgegangen manuellen Dokumentation durchführt wird. Manuelle Dokumentationen müssen durch den Anwender auf ihre Richtigkeit geprüft werden und ggf. korrigiert werden. DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: ICU-SN42

Anweisung
	Informieren Sie die Anwender über den Zeitpunkt bzw. die Dauer des Updates. In diesem Zeitraum sollten keine Anordnungen erstellt werden, da dies zu korrupten Datensätzen führen kann. Nach erfolgtem Update der Datenbank ist ein Neustart der Arbeitsstationen / Clients notwendig, um mit der neuesten Programmversion zu arbeiten. DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN43

Anweisung
	Beachten Sie, dass in ORBIS in der Kopfleiste der Patientenname (Akteninformationsanzeige) immer angezeigt wird, um das Risiko der Verwechselung von Patienten zu minimieren. Vergewissern Sie sich, dass Dokumentationen zum richtigen Patienten durchgeführt werden. DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN44

Anweisung

Bitte stellen Sie sicher, dass der Chronoserver auf einer für die Installation zugelassenen Betriebssystemversion installiert ist. Wenn der zuverlässige Betrieb des Chronoservers aufgrund einer nicht zugelassenen Betriebssystemversion nicht gewährleistet ist, kann dies zu Informationsverlusten führen, die zu einer Verzögerung von Diagnosen bzw. Behandlungen und somit Gefährdung von Patienten führen.

Beachten Sie dazu die aktuellen Angaben zur Kompatibilität im KundenServiceWeb (DH Healthcare GmbH Freigabe und Anforderungsliste.pdf).

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN27

Anweisung
	Prüfen Sie nach jeder Änderung der Konfiguration in der entsprechenden Benutzeransicht, ob Ihre Konfigurationsänderungen den erwarteten Effekt auf Seiten des Benutzers haben. DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN22

Anweisung

Die aktuelle Version von ORBIS ICU-Manager wurde nicht für den Gebrauch mit mobilen Geräten bzw. reinen Touchscreens konzipiert. Spezielle Touch-Interaktionen wie Pinch-Zoom, Multi-Touch etc. werden nicht unterstützt. Infolgedessen ist die Verwendung von Touchscreen-Geräten ohne Tastatur und Maus (oder Zeigegerät mit ähnlicher Genauigkeit) nicht zulässig. Darüber hinaus ist das Produkt nicht für den Einsatz auf kleinen Bildschirmen (<14 Zoll Diagonale) und niedrigen Auflösungen (<1280x1024) ausgelegt, da dies die Menge der zu einem Zeitpunkt sichtbaren Daten verringert und – im Falle zu kleiner Schriftarten – zu Lesefehlern führen kann. Eine Auflösung unterhalb der empfohlenen Werte führt zu einem nicht optimierten Bildschirmaufbau der Benutzeroberfläche. Es wird empfohlen, eine effektive Punktdichte von maximal 137,68 PPI zu verwenden, oder bis zu 157,35 PPI, wenn keine sehbehinderten Benutzer mit dem System interagieren.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN23

Anweisung

Bei Verwendung des Chronoservers um Ausdrucke automatisiert anzufertigen wird in Fehlersituationen eine Benutzerinteraktion vom Chronoserver erwartet. Dies führt zum Anhalten der Programmausführung, bis die Benutzerinteraktion stattgefunden hat. Der Backupmechanismus ist in dieser Situation blockiert. Der Chronoserver kann so konfiguriert werden, dass im Fehlerfall, nach einer bestimmten Warteperiode, der Chronoserver beendet und neu gestartet wird. Stellen Sie sicher, dass für den Datenexport benötigten Verzeichnisse in der CNF konfiguriert sind. Bei Fragen dazu kontaktieren Sie bitte ihren DH Healthcare GmbH Service Mitarbeiter.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN25

Anweisung

Bei der Verwaltung von Medikamentenkatalogen ist zu beachten: Innerhalb jedes Medikamentenkatalogs existiert eine eindeutige Identifikationsnummer (alphanumerisch) für jedes Medikament, das Attribut NRPRAEP. Wenn mehrere Medikamentenkataloge auf einer Datenbank verwendet werden (z. B. unterschiedliche Kataloge für ORBIS ICU-Manager und ORBIS KURV), können in bestimmten Situationen einige Einträge ihrem Ursprungskatalog nicht eindeutig zugeordnet werden, wenn die NRPRAEP zweier Präparate in unterschiedlichen Katalogen identisch ist. Dies kann unterschiedliche Effekte in ADM Artikelbereiche oder in Eingabemasken für Medikation nach sich ziehen. Achten Sie daher darauf, für jeden Katalog ein Präfix zu definieren, das jeder NRPRAEP dieses Katalogs vorangestellt wird. Dadurch ist die Eindeutigkeit der Zuordnung zum Ursprungskatalog gewährleistet.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN26

Anweisung

Beachten Sie, dass bei Verbindungsabbrüchen zwischen der Dockingstation und ORBIS Medical Device Interface Zuordnungen beendet werden. Der Verbindungsabbruch wird in der Legende der Patientenkurve durch

gekennzeichnet. Fehlende Pumpeninformationen wie Ratenänderungen oder Boligaben müssen vor der Herstellung einer erneuten Zuordnung manuell im ORBIS ICU-Manager dokumentiert werden.

Beachten Sie, dass, abhängig vom gewählten Hersteller der Infusionstechnik, Verzögerungen bei der Übermittlung von Ereignissen (entfernen der Pumpe aus der Dockingstation) auftreten können. Dadurch wird auch

in der Patientenkurve verzögert angezeigt. Ggf. wird das Symbol nicht angezeigt, wenn die Diskonnektion und Konnektion der Pumpe mit ihrer Dockingstation zu schnell durchgeführt wurde.

Beachten Sie, dass das gerätespezifisch bedingt ggf. keine Bolusinformationen seitens der Pumpe übermittelt werden und daher im ORBIS ICU-Manager nicht dargestellt werden können. Deaktivieren Sie wenn möglich die Bolusfunktion in den Medikationsprotokollen in der Pumpe.

Beachten Sie, dass gerätespezifisch bedingt kein Öffnen der Spritzenklemme (Event) seitens der Pumpe übermittelt wird. Fluidmanagement muss daher den Wechsel anhand eines Ersatzevents interpretieren. Dadurch kann u.U. nicht jeder Spritzenwechsel zuverlässig im ORBIS ICU-Manager automatisch dokumentiert werden.

Beachten Sie, dass eine Zuordnung somit beim Start der Pumpe direkt wieder beendet werden kann, wenn diese vor dem Start der Infusion erstellt wurde. Ursache hierfür ist die verspätete Übermittlung der Änderung eines Medikationsprotokolls, die erst gerätespezifisch bedingt nach dem Start der Infusion an der Pumpe übermittelt wird.

Beachten Sie, dass gerätespezifisch bedingt der Medikamentenname u. U. in den Anwenderoberflächen des ORBIS ICU-Manager nicht angezeigt wird. Ursache hierfür ist, dass die Information über den Medikamentennamen verspätet gesendet wird.

Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen zu diesem Verhalten an den Hersteller der Infusionstechnik.

DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: ICU-SN41