Das Ersatzverfahren findet Anwendung, wenn z. B. die Telematik Infrastruktur nicht zur Verfügung steht. Die Ausfertigung der Krankenkasse kann im Ersatzverfahren postalisch an die Krankenkasse versendet. Ist der Patient noch vor Ort, kann die AU dem Patienten mitgegeben werden.

Für das Ersatzverfahren steht ab der ORBIS Version 0804 3700 ein Freitextformular KV 1 – Anschreiben Ersatzverfahren zur Verfügung. Wird dieses Formular aus der eAU heraus über die Schaltfläche Anschreiben Ersatzverfahren geöffnet, wird anhand der in der AU gültigen IK die Adresse der Krankenkasse zum Versand ermittelt. Die Adresse wird mit der Beitragssatzdatei des GKV Spitzenverbandes bereitgestellt (https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/ Registerkarte Beitragssatz). Zur Ermittlung der Adresse wird in der Beitragssatzdatei nur die Adresse mit der Kennzeichnung verfahren=“eAU“ herangezogen.

Das Formular KV 1 – Anschreiben Ersatzverfahren selbst kann nicht angepasst werden. Es können Textbausteinte im Textfeld hinterlegt werden. Die genutzte Druckvorlage A4hoch Freie Vorl. ERP kann angepasst werden. ES kann z. B. das Logo eingefügt werden.

Das Formular KV 1 – Anschreiben Ersatzverfahren kann auch z. B. über das Kontextmenü der Patientensuche aufgerufen werden. Es ist keine IK vorbelegt und die zuständige Krankenkasse kann über das gesucht und eingefügt werden.

Ab der ORBIS Version 08043901 können auch formularbezogene Textbausteine genutzt werden. Die Textbausteine müssen bei der Anlage mit dem Kennzeichen eKV1_Anschreiben gekennzeichnet werden. Ist diese Kennzeichnung vorhanden, können die Textbausteine im Freitextfeld über das Kontextmenü hier mit dem Textbausteinkürzel KV 1 – Anschreiben Ersatzverfahren aufgerufen werden.