Die Nachrichtenerstellung läuft funktional sowohl für den Datenaustausch nach §301 Abs.3 SGB V für die gesetzlichen Kassen, für die privaten Kassen (PKV) und für die DGUV (BGen) als auch für den §302 Abs.2 SGB V.

Die PKV und die DGUV hat sich größtenteils an die technische Anlage der gesetzlichen Kassen nach §301 Abs. 3 SGB V gehalten, so dass der Datenaustausch mit der PKV und der DGUV in dem §301-Verfahren der gesetzlichen integriert wurde.

Das Nachrichtenhandling folgt einem Statuskonzept, so dass eine Nachricht in jedem Bearbeitungszustand einen bestimmten Status erhält.

Nachrichten werden in ORBIS in verschiedenen Prozessen generiert. Diese Nachrichten erhalten bei der Generierung zunächst den Status Nachricht vorgemerkt.

Dies besagt, dass sie zur Erstellung vorgemerkt sind und bei der nächsten Nachrichtengenerierung erstellt werden.

Die Nachrichtengenerierung ermittelt alle nötigen Daten und erstellt daraus die Nachricht. Treten bei der Erstellung Fehler auf, so wird die Nachricht auf den Status Nachricht fehlerhaft erstellt gesetzt. Mögliche Fehler können sein, dass z.B. Mussfelder nicht vorhanden bzw. nicht erfasst wurden. Diese müssen in ORBIS nachgetragen werden und die Nachrichtenerstellung ist erneut zu starten. Dadurch wird nochmals versucht, die Nachricht zu erstellen. Verläuft die Erstellung korrekt, so wird die Nachricht auf den Status Nachricht vollständig gesetzt. Die Nachricht liegt nun vollständig in ORBIS zur Versendung vor.

Vollständige Nachrichten werden während der Dateierstellung in eine Datei geschrieben und erhalten somit den Status Nachricht erstellt. Die fertigen Dateien werden dann mit einer externen Verschlüsselungs- und Kommunikationssoftware (z.B. KKS-LE-Partner von CoCoNet oder das PCS von der IDB IT-GmbH an die Datenannahmestellen der Krankenkassen gesendet. Damit ist die Nachrichtenübermittlung abgeschlossen.

Da der Datenaustausch nach §302 Abs. 2 SGB V nur einseitig von dem Krankenhaus zu dem Kostenübernehmer erfolgt, wird die Nachrichtenauswertung nur für den §301 Abs. 3 SGB V, der PKV und der DGUV ausgeführt.

Die von den Krankenkassen eingehenden Nachrichten (z.B. Kostenzusage) werden nach dem gleichen Prinzip, also auf Grund eines Statuskonzepts ausgewertet. Beim Einlesevorgang von Dateien der Krankenkassen werden alle Nachrichten eingelesen und auf Korrektheit geprüft. Ist die Nachricht fehlerhaft, so wird sie auf den Status Nachricht fehlerhaft eingelesen gesetzt. Vom Konverter wird daraufhin automatisch eine Fehlernachricht erzeugt, welche die festgestellten Fehler der Gegenstelle meldet. Diese Fehlernachrichten werden bei der nächsten Dateierstellung an die entsprechende DAV gesendet. Werden Fehler in Servicesegmenten festgestellt (bspw. UNB-Segment) so wird die Datei insgesamt abgewiesen; es werden keine Nachrichten eingelesen und der Konverter erzeugt eine Nachricht vom Typ FEHL, die automatisch in eine Datei, zur Übertragung an die entsprechende DAV, geschrieben wird.

Werden keine Fehler bei der Prüfung festgestellt, so wird die Nachricht auf den Status Nachricht eingelesen gesetzt. Nachdem alle Nachrichten eingelesen sind, werden die Nachrichten, die korrekt eingelesen wurden, ausgewertet und die Informationen in ORBIS übernommen. Dabei werden die relevanten Daten eingetragen (bspw. das Endedatum einer Kostenübernahme). Wird dieser Schritt erfolgreich abgeschlossen, erhält die Nachricht den Status verarbeitet.

Können Informationen inhaltlich nicht eingespielt werden, erhalten sie den Status unvollständig verarbeitet.