Mögliche Status der Dateien und Nachrichten
Datei
Datei im Schreibvorgang
Der Prozess „Elektronischer Datenaustausch" schreibt die Auftrags- und Nutzdatendatei.
Datei erstellt
Der Schreibvorgang ist bereits abgeschlossen, die Datei kann versendet werden.
Datei fehlerhaft erstellt
Während des Schreibvorgangs einer Datei wurden durch den Prozess „Elektronischer Datenaustausch" Fehler festgestellt.
Datei versendet
Eine von dem Prozess „Elektronischer Datenaustausch" fehlerfrei erstellte Datei wurde von der Verschlüsselungs- und Kommunikationssoftware verarbeitet und versendet. Das Ergebnis der Versendung wird dem Prozess zurück übermittelt.
Datei fehlerhaft versendet
Eine von dem Prozess „Elektronischer Datenaustausch" fehlerfrei erstellte Datei konnte von der Verschlüsselungs- und Kommunikationssoftware nicht verarbeitet werden und wird mit einer Fehlerrückmeldung zurückgegeben.
Datei im Einlesevorgang
Die Datei der Kassen wird eingelesen.
Datei eingelesen
Die Datei der Kassen wurde ohne Fehler eingelesen.
Datei fehlerhaft eingelesen
Bei dem Versuch eine Datei der Kassen einzulesen und zu verarbeiten wurden durch den Prozess „Elektronischer Datenaustausch" Fehler in den Servicesegmenten festgestellt.
Die Datei wird abgelehnt und es wird eine Fehlnachricht an die Kassen zurück übermittelt.
Datei fehlerhaft zurück
Die Kasse hat die gesamte Datei wegen Fehler in den Servicesegmenten abgelehnt.
(Prüfstufe 1 der Durchführungshinweise nach §301 Abs. 3 SGB V, der PKV und der DGUV)
Nachrichten
Nachricht vorgemerkt
Nachrichten werden in ORBIS in verschiedenen Prozessen generiert. Diese Nachrichten erhalten bei der Generierung zunächst diesen Status.
Erstnachrichten werden durch das anstoßen der Anzeigen, Rechnungen durch die Rechnungserstellung und Änderungsmitteilungen (Änderung relevanter Daten, z.B. Änderung des voraussichtlichen Entlassdatums) automatisch durch die Eventgenerierung generiert.
Nachricht vollständig
Alle Nachrichten mit dem Status vorgemerkt werden vom Prozess „Elektronischer Datenaustausch" durch den Aufruf „Erstellen“ inhaltlich geprüft und alle korrekten Nachrichten bekommen diesen Status. (Aktenreiter „Nachsatz“)
Nachricht fehlerhaft erstellt
Alle Nachrichten mit dem Status vorgemerkt werden vom Prozess „Elektronischer Datenaustausch" durch den Aufruf „Erstellen“ inhaltlich geprüft. Alle nicht korrekten Nachrichten bekommen diesen Status. (Aktenreiter „Fehler“)
Beispiele:
* Fehlende oder falsche Daten, z.B. fehlendes Geburtsdatum
* Wird bei der Erstellung einer Rechnungsnachricht festgestellt, dass für den Kostenübernehmer eine nicht erstellte Rechnungsnachricht für einen vorangegangenen Rechnungstyp existiert (Reihenfolge: Zwischenrechnung – Schlussrechnung – Nachtragsrechnung) wird die Nachricht mit diesem Status gekennzeichnet und der Fehlertext „Reihenfolge der Nachrichtenerstellung Rechnung nicht korrekt. Die [Rechnungsart] Nummer [Rechnungsnummer] muss zuerst erstellt werden." ausgegeben.
* Existiert bei der Erstellung einer Entlassungsänderung oder –stornierung eine nicht stornierte Schlussrechnung, erhält die Nachricht diesen Status und den Fehlereintrag „Es existiert bereits eine Schlussrechnung, die Änderungsmeldung der Entlassung ist erst nach Stornierung der Schlussrechnung gestattet." Erst nachdem die Schlussrechnung storniert wurde, kann die Änderungsmeldung zur Entlassung erstellt werden.
* Eine Änderung einer Aufnahme-Nachricht kann nur erstellt werden, wenn zuvor alle gültigen Nachrichten des Falles (Entlassung und vorhandene Rechnungsnachrichten) storniert wurden, anderenfalls erhält die Nachricht diesen Status.
* Wurde bei der Erstellung einer §302-Nachricht eine oder mehrere SLLA-Nachrichten fehlerhaft erstellt, so erhält auch die dazugehörige SLGA-Nachricht diesen Status mit dem Fehlereintrag "Mindestens eine verknüpfte Nachricht ist nicht korrekt erstellt!". Wird die dazugehörige Rechnung über den Prozess „Rechnungsstellung" storniert (um den Fehler zu beheben) wird die gesamte Nachricht (SLGA mit allen SLLA-Nachrichten) mit dem erneuten Aufruf der Funktion erstellen intern storniert.
Nach Bearbeitung der fehlerhaften Daten kann die Nachricht erneut erstellt werden.
Nachricht freigeschaltet
Alle Nachrichten die in der Nachrichten-Info über die Funktion freischalten freigeschaltet werden erhalten diesen Status und müssen über die Funktion erstellen neu erstellt werden, damit sie erneut zur Kasse kommuniziert werden können.
Auch gelöschte Nachrichten können wieder freigeschaltet werden.
Nachricht erstellt
Nachrichten mit dem Status vollständig wurden erfolgreich in eine zu übertragende Nutzdatendatei geschrieben.
Nachricht eingelesen
Alle Nachrichten von den Kassen eingehender Dateien werden auf ihre Gültigkeit überprüft. Alle korrekten Nachrichten bekommen dann diesen Status. Die Nachrichten müssen aber ausgewertet werden, um die Informationen fallbezogen auf der Datenbank zu speichern.
Nachricht verarbeitet
Alle Nachrichten mit dem Status eingelesen werden ausgewertet und wenn kein Problem mehr festgestellt wird, in die ORBIS-Datenbank übernommen. Diese Nachrichten haben danach diesen Status.
Nachricht fehlerhaft eingelesen
Alle Nachrichten von den Kassen eingehender Dateien werden auf ihre Gültigkeit überprüft. Alle nicht korrekten Nachrichten bekommen dann diesen Status.
Diese Nachrichten entsprechen nicht den §301 Konventionen.
Nachricht unvollständig verarbeitet
Alle Nachrichten mit dem Status eingelesen werden ausgewertet. Sollte es bei dem Auswerten zu Problemen kommen haben diese Nachrichten diesen Status.
Beispiel:
* Die Kasse überträgt Nachrichten mit einem geänderten Krankenhaus Internen Kennzeichen (Fallnummer).
* Werden Änderungen zu einem Zahlsatz ausgewertet, wird zunächst der ursprünglich übermittelte Zahlsatz, auf den sich die Änderung bezieht selektiert. Wird dieser nicht gefunden, wird die Auswertung mit der Fehlermeldung „Erstnachricht zur Änderungsmeldung konnte nicht ermittelt werden!" abgebrochen und die Nachricht bekommt diesen Status.
* Nachrichten die von der Krankenkasse mit einem FHL-Segment abgelehnt wurden, müssen einen Bezug zu der ursprünglichen Nachricht enthalten (Dateiname, laufende Dateinummer, Datum der Datei und Nachrichtenposition innerhalb der Datei). Ist dies nicht der Fall und anhand eines Textvergleichs ist die fehlerhafte Ursprungsnachricht ebenfalls nicht zu ermitteln, wird der Status der Nachricht auf diesen Status gesetzt. Allerdings wird dabei der Inhalt des FHL-Segements, sowie ein Hinweis gespeichert, dass die fehlerhafte Ursprungsnachricht nicht ermittelt werden konnte (Fehlertext: Die fehlerhafte Ursprungsnachricht konnte nicht ermittelt werden.). Somit erscheinen diese Nachrichten auf den Fehlerlisten.
* Es gehen Nachrichten von den Kassen ein, die eine IK-Nummer verwenden, die in ihrem Kostenübernehmerstamm entweder gar nicht vorhanden ist oder mehrfach. Eine eindeutige Zuordnung zum Kostenübernehmer ist nicht möglich. Die eingehende Nachricht erhält dann diesen Status.
Nach Bearbeitung der fehlerhaften Daten kann die Nachricht erneut eingelesen werden.
Nachricht fehlerhaft zurück
Bereits vom Krankenhaus versendete Nachrichten werden von den Krankenkassen mit einem Fehler zurückgeschickt. Diese Nachrichten bekommen nach dem Einlesen diesen Status.
Nachricht gelöscht
Nachrichten können manuell gelöscht werden (Siehe Nachrichten > Nachrichten bearbeiten). Durch das Löschen von Nachrichten kann der Arbeitsablauf erheblich beeinflusst werden. Wird z.B. eine Aufnahmeanzeige gelöscht, kann eine schon vorhandene Entlassungsanzeige nicht mehr versendet werden.
Das Löschen von Nachrichten des Typs RECH kann zu einer falschen Ermittlung der laufenden Nummer des Geschäftsvorfalles führen.
Nachrichten die von den Kassen unberechtigt mit einem Fehler abgewiesen wurden, können nach Rücksprache mit den Kassen gelöscht werden.
Vom Anwender gelöschte Nachrichten können über den Button ‚Freischalten’, wieder reaktiviert werden.
Korrektur erfolgt
Nachrichten können nur manuell auf diesen Status gesetzt werden (siehe Nachrichten > Nachrichten bearbeiten).
Fehlerhaft erstellte und empfangene Nachrichten, sowie Nachrichten mit einem angehängten FHL-Segment können diesen Status erhalten.
Diese „fehlerhaften" Nachrichten werden nicht mehr gesondert in Rot in der Liste der Nachrichten dargestellt und nicht mehr in den Fehlerlisten ausgegeben.
Nachricht intern storniert
Intern stornierte Nachrichten sind i.d.R. unnötige Nachrichten, die weder übertragen noch verarbeitet werden müssen. Diese Nachrichten werden durch den Bereinigungslauf regelmäßig gelöscht (siehe Datenübertragung > Einstellung Datenübergabe > Einstellungen)
Beispiele:
* Nachrichten, die nicht versendet werden können wie z.B. Änderungsnachrichten ohne Erstnachricht oder Änderungsnachrichten ohne inhaltliche Änderung.
* Zahlungssätze für zwischenzeitlich stornierte Rechnungen.
* Rechnungssätze allgemein (RECH und AMBO) die vor der Erstellung der Nachricht storniert wurden. (Mit der Fehlermeldung „Rechnung Nr. XXXXXX wurde storniert")
* Nachrichtensätze die vor dem Startdatum §301 bzw. §302 erstellt wurden
* Entlassungsänderungen bei Vorhandensein einer Entlassstornierung
* Alle nicht versendeten Nachrichten zu Behandlungsfällen, wenn für den Fall ein aktueller Abrechnungsfall existiert.
* ZAHL/ZAAO-Nachrichten, die bereits in einer früheren Nachricht ausgewertet wurden, werden zusätzlich mit der Fehlermeldung „Laufende Nummer des Geschäftsvorfalles wurde bereits verarbeitet!" gespeichert
* Wird ein Fallstorno erzeugt, werden alle Nachrichten dieses Falles mit diesem Status versehen.
* Vorgemerkte Entlassnachrichten werden intern storniert, wenn sich Änderungen von Aufnahmedatum, -zeit, -grund oder –diagnose ergeben.
* Die bereits vorhandene, noch nicht übertragene Entlassnachricht nach einem Statuswechsel Stationär => vorstationär.
* Besteht ein Abrechnungsfall, so werden ggf. folgende AUFN- und ENTL-Nachrichten zu den korrespondierenden Behandlungsfällen intern storniert.
Nachricht manuell gesperrt
Nachrichten mit dem Status vorgemerkt können manuell gesperrt werden. Diese Funktion kann dafür genutzt werden, Nachrichten erst einmal noch nicht zu übertragen, weil z.B. noch Daten nachgetragen werden sollen oder Daten noch unklar sind und Änderungsmeldungen an die Kasse verhindert werden sollen. Diese gesperrten Nachrichten haben den Status manuell gesperrt und können nur über die Funktion Entsperren wieder aktiviert werden.
In dem Status manuell gesperrt können die Nachrichten nicht erstellt oder freigeschaltet werden.
