Eine Nachricht wird in ORBIS über den Anzeigendruck bzw. durch das Auslösen eines Events dem Prozess „Elektronischer Datenaustausch" (KONV) zur Verfügung gestellt. Dadurch ist bekannt welche Art von Nachricht (Aufnahmeanzeige, Verlängerungsanzeige, usw.), für welchen Empfänger und für welchen Patienten eine Nachricht erzeugt werden soll. Der Nachrichtensatz wird erst bei der Nachrichtenerstellung erzeugt. Der Prozess „Elektronischer Datenaustausch" (KONV) sucht sich dabei die für den Datenaustausch relevanten Informationen für einen Patienten aus der ORBIS-Datenbank. Erst danach liegt tatsächlich eine Nachricht in der Datenbank vor.

Eine Datei kann aus einer Nachricht oder eine Vielzahl von Nachrichten bestehen. Der Prozess „Elektronischer Datenaustausch" (KONV) liest die relevanten Daten, erzeugt (erstellt) die EDIFACT Nachrichtenstruktur und schreibt diese in eine Übertragungsdatei, die Nutzdatendatei. Die Nutzdaten werden zusammen mit einer Auftragsdatei (eine Art Begleitzettel) mittels einer vereinbarten Verzeichnisstruktur an die Verschlüsselungs- und Kommunikationssoftware zur weiteren Verarbeitung (Verschlüsselung und Übertragung) übergeben. Die Übertragung der Daten erfolgt zeitgesteuert oder manuell per FTAM-Protokoll über eine ISDN-Verbindung.

Die Dateireferenznummer steht im UNB-Segment der Nutzdatendatei. Dateien die zwischen genau zwei Kommunikationspartnern (in einer Richtung) ausgetauscht werden, müssen eine fortlaufende Nummerierung haben.

Für jede Nachricht wird eine interne, eindeutige Nachrichtennummer vergeben. Über diese kann eine Nachricht in der ORBIS-Datenbank eindeutig identifiziert werden.

Der physikalische Dateiname (EKRH0001) setzt sich zusammen aus der Verfahrenskennung (§301 Abs. 3 SGB V: EKRH0, TKRH0 / PKV: EPKH0, TPKH0 / DGUV: EUVK0, TUVK0 / §302 Abs. 2 SGB V: ESOL0, TSOL0) und einer fortlaufenden Dateinummer. Diese kann beliebig eingesetzt werden. Es soll nur sichergestellt sein, das keine Dateien überschrieben werden. Die Einhaltung einer Reihenfolge wie bei der Dateireferenznummer ist hier nicht nötig.

Eine Datei muss nicht unbedingt verschlüsselt übertragen werden (z.B. Testbetrieb). Die Checkbox für die Aktivierung der Verschlüsselung befindet sich im Menüpunkt Datenübertragung/ Einstellungen Datenannahmestellen.

Verschlüsselung bedeutet die Umschreibung der zum Versand anstehenden Dateien in eine kryptographische Schreibweise, die nur mit Verwendung des geheimen Schlüssels des Krankenhauses und des öffentlichen Schlüssels des Kostenübernehmers und umgekehrt entschlüsselt werden können.