Alle Daten und damit auch alle Patientendaten sind in Orbis in einer zentralen Datenbank gespeichert. Eine Datenbank besteht aus vielen Tabellen, die jeweils spezifische Informationen enthalten, so z.B. eine Tabelle für Personen, eine andere für Fälle usw. Einzelne Einträge dieser Tabellen sind miteinander verknüpft und bilden gewissermaßen ein Netz an Informationen zu einer konkreten Person oder zu einem Fall. Wenn diese Struktur immer fest vorgegeben wäre für alle Kunden, die Orbis im Einsatz haben, dann wäre die Datenvernichtung relativ einfach. Orbis bietet jedoch Krankenhäusern die Möglichkeit, eigene Strukturen, die sogenannten Formulare, zu entwickeln. Es war notwendig, eine Reihe von Datenbankprozeduren zu entwickeln, die alle Tabelleneinträge zu einem Patienten oder Fall dynamisch ermitteln können, um sie dann zu prüfen und zu löschen. Deshalb kann dieses Handbuch nicht alle Daten auflisten, die von den Löschprozeduren vernichtet werden. Der konkrete Löschvorgang hängt stark von den Daten und Formularen ab, die auf Ihrer Datenbank durch vielfache Konfigurationsmöglichkeiten angelegt wurden.

Ausgehend von einer Tabelle können die Datenbankprozeduren alle weiteren Tabellen mit den passenden Einträgen anhand von expliziten Bezügen der Tabellen untereinander ermitteln. Dabei gehen sie in etwa so vor, dass sie mit einem konkreten Patienten in der Patiententabelle beginnen und alle Tabellen ermitteln, die einen Eintrag oder mehrere Einträge haben, die sich auf diesen Patienten beziehen.

Im Prinzip können diese Datenbankprozeduren also mit einem Eintrag einer beliebigen Orbis-Datenbanktabelle beginnen und alle Tabelleneinträge ermitteln, die sich auf diesen Eintrag beziehen. Diese Informationen sollen ihnen helfen selbst eine Einschätzung durchzuführen, was eine Datenvernichtung alles umfasst, da wir nicht in der Lage sind, diese ohne Kenntnis ihrer konkreten Datenbankstruktur zu bestimmen.