Der Löschvorgang wird nicht in der ORBIS-Datenbank gespeichert, sondern nur in einem ausdruckbaren Format (PDF) bereitgestellt. Das Löschprotokoll erhalten Sie nach jeder Löschaktion durch Klicken auf diese Schaltfläche . Sie können den Ausdruck auch digital auf einem Speichermedium sichern. Wählen Sie dazu vor jedem Löschvorgang ein Verzeichnis aus, in welches Sie das PDF speichern möchten, oder stellen Sie einen Drucker ein, auf den Sie das Protokoll in Papierform ausgeben. Sichern Sie das jeweilige Protokoll an einem geschützten Ort, zu dem nur berechtigte Personen Zugriff haben.

Um die elektronische Weiterverarbeitung zu unterstützen werden diese Daten auch als CSV Datei in ein Log-Verzeichnis gespeichert. Diese Datei können Sie dann als Grundlage nehmen, um die Patienten- und/oder Falldaten in anderen IT Systemen zu löschen. Geben Sie dazu in das Feld Logverzeichnis auf der Filterkriterientafel den Ordner an, wohin ORBIS die CSV Datei speichern soll. Wenn Sie auf die Lupe rechts im Feld klicken, öffnet sich ein Windows-Ordnerauswahldialog. Die Dateistruktur sieht wie folgt aus:

1. Spalte: Nummer ist die laufende Nummer der Zeilen der Datei.
2. Spalte: PID ist die ORBIS-interne Kennnummer des Patienten/der Person.
3. Spalte: Fallnummer ist die ORBIS-intern vergebene Fallnummer.
4. Spalte: In der Bemerkung steht, ob der Fall/die Person gelöscht wurde, oder ob ein Fehler auftrat, der die Löschung verhinderte.