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Warn- und Vorsichtshinweise für Administratoren

Anweisung

instruction-patient-safety Label
Alle Warnungen, Sicherheitshinweise, Anmerkungen und Sicherheitskennzeichnungen in diesem Dokument und in den Handbüchern sind genau zu befolgen. Eine Definition der Symbole finden Sie im Glossar.
Beachten Sie auch die Sicherheitshinweise zu spezifischen Themen in den weiteren Kapiteln dieses Handbuchs.

Warnung

WARNUNG

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Verwendung von ORBIS Medical Device Interface (MEGS)
Die Zuordnung von Medizingeräten und ORBIS Medical Device Interface-Kanälen zu Bettplätzen oder Aufenthaltsorten (wie z. B. im OP) muss nach jeder Konfigurationsänderung überprüft werden, z. B. durch eine temporäre Unterbrechung der Verbindung mit dem entsprechenden Gerät und Nachvollziehen der daraus entstehenden Dokumentationslücke in ORBIS.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN31

WARNUNG

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Anästhesiedokumentation
Achten Sie darauf, dass die Anästhesiedokumentation mit einem geeigneten Farbschema eingestellt wird, um zu vermeiden, dass Informationen hinsichtlich ihrer Priorität falsch eingeschätzt werden.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN5

WARNUNG

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Erstellung von Patientenkurvenansichten
Beachten Sie bei der Erstellung von Patientenkurvenansichten: Bei ungünstiger Konfiguration kann eine Verordnung mehrfach in einer Ansicht angezeigt werden. Um dies zu verhindern, müssen folgende Punkte beachtet werden (Betrifft nur ICU-Medikation):
• Medikamente sollten nur einem Artikelbereich zugeordnet sein, um zu verhindern, dass ein Medikament in mehr als einem Patientenkurvenabschnitt angezeigt wird.
• Innerhalb einer Ansicht dürfen Wirkstoffgruppenabschnitte nicht in Kombination mit den bisher verwendeten Abschnitten verwendet werden, die nicht auf den Artikelbereich filtern (z. B. Medikation per os, Infusionen, Intervallinfusionen, …).
• Wenn Medikationen gruppiert angezeigt werden sollen, kann es sein, dass ein Teil der Gesamtmedikation des Patienten nicht angezeigt wird, weil sie nicht von einem der der konfigurierten, wirkstoffgruppenspezifischen Abschnitte abgedeckt wird. Wenn eine Darstellung der vollständigen Medikation gewünscht ist, müssen neben den wirkstoffspezifischen Abschnitten auch die Abschnitte „Medikation xx“ konfiguriert werden.
• Werden Gruppenfilter zur Darstellung mehrerer Medikamentengruppen in einem Patientenkurvenabschnitt verwendet, dann dürfen die einzelnen Medikamente jeweils nur in einer dieser aufgeführten Gruppen enthalten sein. Ansonsten werden Durchführungen mehrfach angezeigt.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN16

WARNUNG

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Erstellung von Anordnungsplänen
Beachten Sie bei der Konfiguration der Anordnungspläne, dass keine unbeabsichtigten Konflikte entstehen können, wenn zwei verschiedene Anordnungspläne gleichzeitig oder zeitlich versetzt angeordnet werden. Eine Anordnung sollte nach Möglichkeit nur in einem Plan enthalten sein, es sei denn ein Überschreiben von Anordnungen (bei Messwerten, z. B. bei unterschiedlichen Dokumentationsintervallen je nach klinischer Situation) oder die gleichzeitige mehrfache Anordnung einer Maßnahme sind ausdrücklich erwünscht.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN17

WARNUNG

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Konfiguration des Laborsystems
Achten Sie bei der Konfiguration des Laborsystems und der Schnittstelle zwischen dem Laborsystem und ORBIS darauf, dass pro Befund ein eindeutiger Entnahmezeitpunkt übermittelt wird und ein eindeutiger Name für den Befund verwendet wird, sodass jeder Befund einem eigenen Zeitpunkt bzw. Befundart zugeordnet werden kann.
Wenn mehrere Laborbefunde mit gleichem oder eng beieinanderliegendem Entnahmedatum bzw. Zeitstempel in der Anästhesiedokumentation angezeigt werden, dann ändern Sie den Zoom Level. Verwenden Sie eine tabellarische Darstellung der Laborwerte oder die Labor Kumulativbefund Liste, um die Befunde korrekt interpretieren zu können.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN40

WARNUNG

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Kennzeichen ORBIS Medication wird für die Anästhesie verwendet
Beachten Sie bei der Verwendung von ORBIS Medication mit ORBIS Anesthesia:
Um ORBIS Medication in Kombination mit ORBIS Anesthesia zuverlässig verwenden zu können ist auf Betriebsstättenebene ein Kennzeichen zu setzen. Bei nicht sachgemäßer Konfiguration kann es dazu kommen, dass intraoperativ automatisch durch einen in das System eingebauten Sicherheitsmechanismus die aktuelle Medikation von ORBIS Medication abgesetzt wird.
Weitere Details entnehmen sie bitte der Dokumentation von ORBIS Medication.

WARNUNG

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Bei Änderungen der Systemkonfiguration wie z. B. bei Software-Updates verbundener IT-Systeme oder Geräte und bei Konfigurationserweiterungen, folgende Punkte einhalten:
• Konfigurationsänderung dokumentieren.
• Konfigurationsänderung auf Basis der Testspezifikation prüfen und dokumentieren.
• Wenn die Prüfung bestanden wurde und die korrekte Funktion verifiziert ist, die Konfigurationsänderung freigeben.
• Bei umfangreichen Änderungen eine Freigabemaßnahme wie bei der Erst-Inbetriebnahme durchführen.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN54

WARNUNG

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Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen den Dokumentenexport und die Vollständigkeit der exportierten Dokumente.
Die geplanten Messzeitpunkte werden nicht ausgedruckt. Bei der Auswahl Tabelle oder Grafisch und tabellarisch werden nur Zeitstempel mit Werten in der Vorschau angezeigt und ausgedruckt. Für die detalliertere Ansicht ist es notwendig, das Kontrollkästchen Details zu aktivieren.
 
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN55

WARNUNG

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Zeitumstellung von Sommer- auf Winterzeit
Während der Umstellung von Sommer- auf Winterzeit kann es zu unerwartetem Verhalten kommen, insbesondere wenn eine Aufgabe für die Zeitumstellungsphase (zwischen 02:00 und 2:59 Uhr) geplant wird oder eine Information von einem Fremdsystem bezogen wird.
Es ist daher ratsam, diese Aufgaben vor oder nach der Zeitumstellung einzuplanen.
Siehe:
• AIMS/ICU-SN57
• AIMS/ICU-SN58
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN56

WARNUNG

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Sicherheitshinweis Umstellung auf Sommerzeit
Bei der Umstellung von Winterzeit (Normalzeit) auf Sommerzeit werden die Uhren von 02:00 Uhr auf 03:00 Uhr vorgestellt, wodurch ein 23-Stunden-Tag entsteht.
Da Anordnungen, deren Durchführung für die Zeit zwischen 02:00 Uhr und 02:59 Uhr geplant ist, nicht automatisch verschoben werden, sollten während der Umstellung Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden.
Um die Kontinuität zu gewährleisten, sollte die Durchführung von Anordnungen nicht für den Zeitraum zwischen 2:00 Uhr und 2:59 Uhr geplant werden. Daher müssen alle Anordnungen mit für die Übergangszeit geplanten Maßnahmen vor der Zeitumstellung abgesetzt und für den Zeitraum nach der Zeitumstellung neu eingeplant werden, um einen Datenverlust zu vermeiden.
Anordnungen, die nicht abgesetzt werden, können zu Berechnungs- und Anzeigefehlern führen (Beispiel Flüssigkeitsbilanz).
Falls Sie ein ungewöhnliches Verhalten beobachten, Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN57

WARNUNG

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Sicherheitshinweis Umstellung auf Winterzeit
Bei der Umstellung auf Winterzeit werden die Uhren von Sommer- auf Normalzeit umgestellt. Dabei werden die Uhren von 02:59 Uhr auf 02:00 Uhr zurückgestellt, wodurch rechnerisch ein 25-Stunden-Tag entsteht.
Während dieser Umstellung sollten Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden, da Anordnungen, deren Durchführung für die Umstellungsphase zwischen 02:59 Uhr (Sommerzeit) und 02:00 Uhr (Winterzeit) geplant ist, nicht automatisch verschoben werden.
Während der 2-stündigen Umstellung von Sommer- auf Winterzeit sollte die Durchführung manuell über den Bestätigungsdialog dokumentiert werden. Erfassen Sie die Durchführung und die Informationen zu der jeweiligen Zeitzone sowie sonstige relevante Informationen in den Bemerkungen.
Achten Sie auf eine sorgfältige Dokumentation, um Verabreichungen während der Sommer- und Winterzeit voneinander zu trennen.
Überprüfen Sie im Anschluss an die Zeitumstellung den aktuellen Behandlungsplan des Patienten. Fehlerhafte Anordnungen oder Anordnungspläne müssen korrigiert werden. Sorgen Sie für eine entsprechende Korrektur.
Bei der Berechnung und Anzeige von Informationen, einschließlich der von angeschlossenen Produkten oder Geräten bezogenen Werte, können Fehler auftreten.
Falls Sie ein ungewöhnliches Verhalten beobachten, Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN58

Achtung

ACHTUNG

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Prämedikation: Frei konfigurierbares Subformular
Das von DH Healthcare GmbH ausgelieferte Formular ist darauf ausgelegt, die Erstellung der auf der Registerkarte Zusammenfassung dargestellten Übersicht automatisiert zu unterstützen. Sollen diese Funktionen weiter verfügbar sein, wird empfohlen, das ausgelieferte Formular zu kopieren und lediglich durch eigene Inhalte zu ergänzen. Sonst besteht die Gefahr, dass die Inhalte in der Registerkarte Zusammenfassung nicht korrekt angezeigt werden.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS-SN35

ACHTUNG

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Patientenkurvenabschnitte
Der Patientenkurvenabschnitt Dokumente zur Anästhesie kann in anderen ORBIS-Applikationen verwendet werden. Die Anzeige der Dokumente erfolgt zum Datum der Operation. Die Kontextmenüs werden nicht angezeigt. Kurvenabschnitte aus ORBIS Anesthesia wie ASA, Beteiligte, Zeiten, Anästhesieverfahren, Zwischenfälle sind nicht in anderen ORBIS Applikationen einzusetzen, da sie dort eine leere Anzeige haben.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS-SN39

ACHTUNG

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Performanceprobleme während der Datensicherung
Performanceprobleme während der serverseitigen Datensicherung oder während des Updates können zu Verzögerungen beim Zugriff auf behandlungsrelevante Daten führen und eine sichere Behandlung von Patienten gefährden. Prüfen Sie regelmäßig, dass die Datensicherung oder das Update die Performance nicht beeinträchtigt.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN29

ACHTUNG

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Beachten Sie bei der Verwendung von ORBIS Medication mit ORBIS Anesthesia:
Anordnungen in ORBIS Medication aus der Anästhesiedokumentation heraus werden vom System im Kontext der Anästhesiedokumentation gespeichert. Anordnungen in ORBIS Medication außerhalb der Anästhesiedokumentation heraus (z.B. über den Ordner Medikation) werden vom System im Kontext des gesamten Falls gespeichert.
Konfiguration von ORBIS Medication Abschnitten im Bezug auf Anästhesie
Sie können Patientenkurvenabschnitte zur Anzeige von Medikationsanordnungen so konfigurieren, dass Medikationsanordnungen, die aus dem Kontext der Anästhesiedokumentation heraus durchgeführt wurden, von der Anzeige ausgeschlossen bzw. ausschließlich angezeigt werden sollen. Zusätzlich können in der Patientenkurve nun auch im Kontext z.B. der Stationen die Anästhesiemedikation mittels Filter ausgeblendet werden.
Für weitere Details zur Anwendung bzw. Konfiguration lesen Sie die Neuerungen im Handbuch der ORBIS Patientenkurve.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS-SN50

Anweisung

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Beachten Sie auch die Sicherheitshinweise zu spezifischen Themen in den weiteren Kapiteln dieses Handbuchs.

Anweisung

Anweisung

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Konfigurationsänderungen
Prüfen Sie nach jeder Änderung der Konfiguration in der entsprechenden Benutzeransicht, ob Ihre Konfigurationsänderungen den erwarteten Effekt auf Seiten des Benutzers haben.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN22

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Verwendung von Touchscreens
Die aktuelle Version von ORBIS Anesthesia wurde nicht für den Gebrauch mit mobilen Geräten bzw. reinen Touchscreens konzipiert. Spezielle Touch-Interaktionen wie Pinch-Zoom, Multi-Touch etc. werden nicht unterstützt. Infolgedessen ist die Verwendung von Touchscreen-Geräten ohne Tastatur und Maus (oder Zeigegerät mit ähnlicher Genauigkeit) nicht zulässig. Darüber hinaus ist das Produkt nicht für den Einsatz auf kleinen Bildschirmen (<14 Zoll Diagonale) und niedrigen Auflösungen (<1280x1024) ausgelegt, da dies die Menge der zu einem Zeitpunkt sichtbaren Daten verringert und – im Falle zu kleiner Schriftarten – zu Lesefehlern führen kann. Eine Auflösung unterhalb der empfohlenen Werte führt zu einem nicht optimierten Bildschirmaufbau der Benutzeroberfläche. Es wird empfohlen, eine effektive Punktdichte von maximal 137,68 PPI zu verwenden, oder bis zu 157,35 PPI, wenn keine sehbehinderten Benutzer mit dem System interagieren.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN23

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Verwendung des Chronoservers
• Bei Verwendung des Chronoservers, um Ausdrucke automatisiert anzufertigen, wird in Fehlersituationen eine Benutzerinteraktion vom Chronoserver erwartet. Dies führt zum Anhalten der Programmausführung, bis die Benutzerinteraktion stattgefunden hat. Der Backupmechanismus ist in dieser Situation blockiert. Der Chronoserver kann so konfiguriert werden, dass im Fehlerfall, nach einer bestimmten Warteperiode, der Chronoserver beendet und neu gestartet wird. Stellen Sie sicher, dass für den Datenexport benötigten Verzeichnisse in der CNF konfiguriert sind. Berücksichtigen Sie bei der Konfiguration eigener Kurvenabschnitte die korrekte Zuordnung der Reports und Reporttypen. Bei Fragen dazu kontaktieren Sie bitte ihren DH Healthcare GmbH Service Mitarbeiter.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN25
• Bitte stellen sie sicher, dass der Chronoserver auf einer für die Installation zugelassenen Betriebssystemversion installiert ist. Wenn der zuverlässige Betrieb des Chronoservers aufgrund einer nicht zugelassenen Betriebssystemversion nicht gewährleistet ist, kann dies zu Informationsverlusten führen, die zu einer Verzögerung von Diagnosen bzw. Behandlungen und somit Gefährdung von Patienten führen. Beachten Sie dazu die aktuellen Angaben zur Kompatibilität im KundenServiceWeb (DH Healthcare GmbH Freigabe und Anforderungsliste.pdf).
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN27

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Verwaltung von Medikamentenkatalogen
Bei der Verwaltung von Medikamentenkatalogen ist zu beachten: Innerhalb jedes Medikamentenkatalogs existiert eine eindeutige Identifikationsnummer (alphanumerisch) für jedes Medikament, das Attribut NRPRAEP. Wenn mehrere Medikamentenkataloge auf einer Datenbank verwendet werden (z. B. unterschiedliche Kataloge für ORBIS Anesthesia, ORBIS ICU-Manager und ORBIS KURV), können in bestimmten Situationen einige Einträge ihrem Ursprungskatalog nicht eindeutig zugeordnet werden, wenn die NRPRAEP zweier Präparate in unterschiedlichen Katalogen identisch ist. Dies kann unterschiedliche Effekte in ADM Artikelbereiche oder in Eingabemasken für Medikation nach sich ziehen. Achten Sie daher darauf, für jeden Katalog ein Präfix zu definieren, das jeder NRPRAEP dieses Katalogs vorangestellt wird. Dadurch ist die Eindeutigkeit der Zuordnung zum Ursprungskatalog gewährleistet.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN26

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Update
Informieren Sie die Anwender über den Zeitpunkt bzw. die Dauer des Updates. In diesem Zeitraum sollten keine Anordnungen erstellt werden, da dies zu korrupten Datensätzen führen kann. Nach erfolgtem Update der Datenbank ist ein Neustart der Arbeitsstationen / Clients notwendig, um mit der neuesten Programmversion zu arbeiten.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN43

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Verwendung von ORBIS Anesthesia
Beachten Sie, dass in ORBIS in der Kopfleiste der Patientenname (Akteninformationsanzeige) immer angezeigt wird, um das Risiko der Verwechselung von Patienten zu minimieren. Vergewissern Sie sich, dass Dokumentationen zum richtigen Patienten durchgeführt werden.
DH Healthcare GmbH-eigene Referenz: AIMS/ICU-SN44