Rechnungsnacherfassung

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Im Anwendungsbereich Rechnungsnacherfassung können Sie Rechnungen für die ORBIS-Anlagenbuchhaltung erfassen. Diese stehen dann im Anwendungsbereich Arbeitsliste unter Status Wareneingangsrechnung Fiburückmeldung (300), Bezugsquelle Rechnung nacherfasst zur Bearbeitung zur Verfügung.

Eine solche Nacherfassung von Rechnungen löst keine Buchung für die Finanzbuchhaltung aus. Daher sollten Sie sehr sorgfältig prüfen, ob die hier erfasste Rechnung bereits in der Finanzbuchhaltung gebucht worden ist und ob sie nicht bereits in der Arbeitsliste zur Verfügung steht, um Differenzen zwischen Anlagenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung zu vermeiden.

Zur Erfassung von Rechnungen gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie in der Navigation auf den Bereich Anlagenbuchhaltung.

Klicken Sie auf die Übersicht Rechnungsnacherfassung.
Der Anwendungsbereich Rechnungsnacherfassung öffnet sich.

Erfassen Sie die Daten zur Rechnung.
Die Pflichtfelder sind farblich markiert. Nachdem Sie mindestens die Pflichtangaben hinterlegt haben, können Sie die Rechnung speichern.
Folgende Daten können hinterlegt werden:

Datenfeld	Beschreibung
Einrichtung	Sie können einrichtungsübergreifend Rechnungen erfassen. Im Standard wird die Einrichtung vorgeblendet, in der Sie angemeldet sind. Sie können jedoch auch eine andere Einrichtung mit aktiver NICE-Anlagenbuchhaltung auswählen, für die Sie berechtigt sind.
Buchungsdatum	Tragen Sie das Buchungsdatum der Rechnung ein. Die Felder Geschäftsjahr und Periode werden aus dem Buchungsdatum automatisch ermittelt. Pflichtfeld! Betrag aus der Rechnungsposition (Spalte Zuordnungsbetrag) der als Anschaffungs- und Herstellungskosten zur Anlage gespeichert wird. Der Betrag ist bei der Schnellinventarisierung nicht editierbar.
Rechnungsnummer	Hinterlegen Sie hier die Rechnungsnummer des Lieferanten.
Anlagegut Anlage nach Zuordnung öffnen	Sie können die Rechnung direkt einer vorhandenen Anlage zuordnen. Hinterlegen Sie hier die Inventarnummer des Anlageguts oder suchen Sie nach der Anlage über F3 bzw. die Schaltfläche . Die Option Anlage nach Zuordnung öffnen wird im Standard aktiviert. Das Anlagestammblatt wird dann nach dem Speichern automatisch als Akte geöffnet. Soll nach der Rechnungserfassung das Anlagegut nicht geöffnet werden, können Sie den Haken entfernen. Das Bestandskonto aus dem gewählten Anlagegut wird im Feld Anlagekonto vorgeblendet.
Anlagekonto	Hinterlegen Sie das Anlagekonto. Sie können nach dem Konto suchen über F3 oder die Schaltfläche .
Kreditor	Hinterlegen Sie das Kreditorkonto des Lieferanten oder suchen Sie den Lieferanten über F3 oder die Schaltfläche . Hinweis: Beim Speichern wird geprüft, ob der Kreditor mit der Rechnungsnummer und dem Buchungsdatum bereits gebucht wurde. Wird dieselbe Rechnungsnummer zum zweiten Mal gewählt, öffnet sich eine Hinweismeldung. Sie können diese Rechnung um weitere Positionen ergänzen, indem Sie die Schaltfläche Ja anklicken. Sie können das Speichern abbrechen und Daten ändern, indem Sie die Schaltfläche Abbruch oder Nein wählen.
Kostenstelle	Kostenstelle, die zur Anlage gespeichert wird. Über F3 oder die Schaltfläche können Sie nach der Kostenstelle suchen. Zum Buchungsdatum gesperrte Kostenstellen dürfen nicht gewählt werden. Soll die Anlage auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden, hinterlegen Sie an dieser Stelle keine Kostenstelle. Die Aufteilung kann in der Arbeitsliste über die detaillierte Inventarisierung vorgenommen werden.
Projekt	Hier kann ein Projekt der Rechnung zugeordnet werden. Über F3 oder die Schaltfläche können Sie nach dem Projekt suchen. Sollen der Rechnung mehrere Projekte zugewiesen werden, hinterlegen Sie an dieser Stelle kein Projekt. Die Hinterlegung kann in der Arbeitsliste über die detaillierte Inventarisierung vorgenommen werden. Projekte werden unter ADM Global > ADM Projekte verwaltet.
Bewertungsbereich	Hier können Sie festlegen, ob die Rechnungsposition dem Bewertungsbereich Handels- und Steuerrecht bzw. Handels- oder Steuerrecht zugeordnet werden soll. Diese Auswahl wird bei der Inventarisierung und beim Periodenabschluss berücksichtigt, wenn Sie mit separaten handels- und steuerrechtlichen Bewertungskreisen arbeiten. Bewertungskreise werden unter ADM Anlagenbuchhaltung > ADM Bewertungskreise verwaltet.
Belegart	Als Belegart können Sie wählen zwischen Rechnung und Gutschrift.
Belegnummer Belegnummer erforderlich	In das Feld Belegnummer tragen Sie Ihre interne Belegnummer ein. Im Standard muss hier ein Eintrag vorgenommen werden. Möchten Sie keine interne Belegnummer hinterlegen, entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen Belegnummer erforderlich. Die Belegnummer kann bei nacherfassten Rechnungen nachträglich aus der Arbeitsliste heraus geändert werden (Anlagenbuchhaltung > Arbeitsliste > Schaltfläche )
Betrag	Hinterlegen Sie den Bruttorechnungspositionsbetrag.
Menge Aufteilung in einzelne Positionen	Vorgeblendet wird die Menge 1. Hinterlegen Sie eine Menge > 1, gibt es folgende Optionen: Soll die Rechnung mit einer Menge > 1 gleichmäßig auf mehrere Anlagen aufgeteilt werden, dann setzen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen Aufteilung in einzelne Positionen. In der Arbeitsliste wird der Rechnungsbetrag entsprechend der Menge auf mehrere Rechnungspositionen aufgeteilt. Bei der Inventarisierung wird jedes Anlagegut mit Menge = 1 gespeichert. Soll die Rechnung mit einer Menge > 1 in einem Anlagegut inventarisiert werden, dann darf die Option Aufteilung in einzelne Positionen nicht aktiviert werden. In der Arbeitsliste ist der komplette Rechnungsbetrag mit der erfassten Menge > 1 hinterlegt. Bei der Inventarisierung wird das Anlagegut mit der entsprechenden Menge > 1 gespeichert. Die Menge kann nachträglich in der Anlage editiert werden.
Buchungstext	Der Buchungstext wird bei der Inventarisierung zur Anlagebezeichnung.
Skontokonto	Hinterlegen Sie das Skontokonto für die ggf. in der Arbeitsliste noch durchzuführende Skontobuchung oder suchen es über F3 bzw. die Schaltfläche .
Skontobetrag Skonto in %	Der Skontoabzug kann als Skontobetrag oder als Skonto in % erfasst werden. Er bezieht sich auf das Feld Betrag.
Barcode	Nutzen Sie das ORBIS-DMS und scannen Eingangsrechnungen, wird beim Speichern geprüft, ob zum Lieferanten und Rechnungsnummer sowie Buchungsdatum ein Barcode ermittelt werden kann. Kann kein Barcode ermittelt werden, öffnet sich eine Hinweismeldung. Betätigen Sie die Schaltfläche Ja, wird die Rechnungsposition ohne Barcode gespeichert. Möchten Sie Daten ändern oder den vorhandenen Barcode manuell hinterlegen, betätigen Sie die Schaltfläche Abbruch oder Nein. Der Barcode kann bei nacherfassten Rechnungen nachträglich aus der Arbeitsliste heraus geändert oder ergänzt werden (Anlagenbuchhaltung > Arbeitsliste > Schaltfläche ).

Speichern Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche . Über die Schaltfläche können Sie Ihre Eingaben verwerfen.

Nach dem Speichern wird die Schaltfläche aktiv. Hierüber können Sie die vorher erfassten Daten für die nächste Rechnungsnacherfassung übernehmen. Lediglich das Feld Betrag wird hierbei nicht übernommen.
Möchten Sie die Rechnung inventarisieren, können Sie über die Schaltfläche direkt in die Schnellinventarisierung wechseln.
Über die Schaltfläche können Sie sich das Dokument aus dem Archiv laden (vorausgesetzt, Sie haben das ANBU-DMS lizenziert).

Nacherfasste Rechnungen können über Anlagenbuchhaltung > Arbeitsliste gelöscht werden.

Tipp:

Anstatt Rechnungspositionen manuell zu erfassen, können Sie diese auch per csv-Datei importieren (vgl. Import Anlagenzugänge).