Versenden der E-Rechnung
Zur Abbildung der EU-Richtlinie 2014/55/EU wurden in der Sonstigen Fakturierung Funktionalitäten integriert, die das Versenden und Bearbeiten von E-Rechnungen ermöglichen. Zur Nutzung der Komponente ist die Zusatzlizenz EINVOICE_FURBI erforderlich.
Eine Rechnung gilt als elektronisch, wenn
1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
(Quelle: § 4a Abs. 2 EGovG (E-Government-Gesetz))
Wählen Sie im Rechnungsbeleg die Option 
Buchen und Versenden wird vorausgesetzt, dass der Sachbearbeiter eine Mail-Adresse in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt hat. Anderenfalls wird der Vorgang mit einer Fehlermeldung abgebrochen.
Buchen und Versenden wird vorausgesetzt, dass der Sachbearbeiter eine Mail-Adresse in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt hat. Anderenfalls wird der Vorgang mit einer Fehlermeldung abgebrochen.Kann eine Absender-Mail-Adresse ermittelt werden, wird die Faktura-Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt.
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das ein maschinenlesbares, strukturiertes Format mit einer für den Menschen lesbaren Darstellung kombiniert. Technisch wird dies durch die Einbettung einer XML-Struktur in eine PDF-Datei erreicht.
Im geöffneten PDF-Dokument wird das integrierte XML-Format angezeigt. Die Anlage kann separat geöffnet werden.
Die PDF-Erstellung mit integriertem XML erfolgt, sofern die Zusatzlizenz vorhanden ist.
Der Versand der Faktura-Rechnung ist an eine definierte E-Mail-Adresse durchzuführen. Das Einrichten der gesonderten Adresse erfolgt über ADM Finanzbuchhaltung > Kunden. In den geöffneten Kundenstammdaten erfolgt die Bearbeitung über den Ordner Eigenschaften, Inhaltsbereich Einstellungen Elektronischer Rechnungsversand.
Der Versand von Faktura-Rechnungen als elektronischer Beleg erfolgt nur im Zusammenhang mit der Buchung und kann nur einmalig durchgeführt werden. Es öffnet sich der folgende Anwendungsbereich E-Rechnung versenden:
Erläuterung der Kontrollelemente:
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Kontrollelement
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Beschreibung
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Von
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Absender-Mail-Adresse aus den Mitarbeiter-Stammdaten. Die Mail-Adresse kann nicht bearbeitet werden.
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An
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Mail-Adresse aus dem Kundenstamm. Ist unter Einstellungen Elektronischer Rechnungsversand keine Mail-Adresse hinterlegt wird eine Mail-Adresse aus der Erstanschrift des Kunden herangezogen. Ist dort ebenfalls keine Mail-Adresse hinterlegt, kann die Empfänger-Mail-Adresse manuell erfasst werden.
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CC
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Freies Feld, um weitere Mail-Empfänger zu hinterlegen.
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BCC
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Über die benutzerbezogene Systemeinstellung Systemseitiger Eintrag im Feld BCC bei E-Mail-Versand aus der Sonstigen Fakturierung wird eingestellt, ob und welche Mail-Adresse systemseitig vorgeblendet wird. Alternativ kann die BCC-Adresse manuell hinterlegt werden.
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Betreff
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Das Feld wird systemseitig vorbelegt, wenn nur ein Textbaustein (Standardbetreff) ermittelt werden kann. Sie können hier einen Freitext erfassen oder über die Schaltfläche
 aus den Textbausteinen für die Textart Mailbetreff auswählen. |
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Text
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Hinterlegen Sie hier das E-Mail-Anschreiben. Sie können einen Freitext erfassen oder über die Schaltfläche
aus den Textbausteinen für die Textart Mailtext auswählen. |
Erläuterung zum Inhaltsbereich Anhänge:
Die erstellte Rechnung wird beim Mail-Versand systemseitig hinzugefügt. Über die Schaltfläche 
Rechnung öffnen, können Sie sich das Dokument in einem PDF-Anzeigeprogramm ansehen.
Rechnung öffnen, können Sie sich das Dokument in einem PDF-Anzeigeprogramm ansehen. Weitere Dokumente aus dem Filesystem können über die Schaltfläche 
Anhang hinzufügen hinterlegt werden. Wählen Sie die Datei, die zusätzlich verschickt werden soll und klicken Sie zum Übernehmen auf die Schaltfläche Speichern.
Anhang hinzufügen hinterlegt werden. Wählen Sie die Datei, die zusätzlich verschickt werden soll und klicken Sie zum Übernehmen auf die Schaltfläche Speichern. Die Datei wird in der Tabelle mit Datei-Pfad und Dateityp angezeigt. Möchten Sie, dass dieses Dokument zur Rechnung ins DMS abgelegt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche 
Alle Anhänge archivieren. In der Tabellenübersicht wird das Kontrollkästchen in der Spalte Anhang archiviert angehakt.
Alle Anhänge archivieren. In der Tabellenübersicht wird das Kontrollkästchen in der Spalte Anhang archiviert angehakt.Anhänge können wieder entfernt werden über die Schaltfläche 
Anhang entfernen.
Anhang entfernen. Markieren Sie eine Datei aus der Tabellenübersicht und klicken Sie auf die Schaltfläche 
Anhang öffnen um die Datei anzusehen.
Anhang öffnen um die Datei anzusehen.Zum Versenden ist die Schaltfläche 
Senden zu aktivieren. Der Dialog wird geschlossen und der Rechnungsbeleg wechselt vom Status 
erstellt in den Status gebucht und versendet.
Senden zu aktivieren. Der Dialog wird geschlossen und der Rechnungsbeleg wechselt vom Status erstellt in den Status gebucht und versendet.Klicken Sie auf die Schaltfläche 
Abbrechen und Schließen verlassen Sie den Dialog und ein Mail-Versand kann nicht mehr durchgeführt werden. Der Beleg wechselt vom Status erstellt in den Status 
gebucht.
Abbrechen und Schließen verlassen Sie den Dialog und ein Mail-Versand kann nicht mehr durchgeführt werden. Der Beleg wechselt vom Status erstellt in den Status gebucht.Die Übermittlung wird im geöffneten Beleg sowie in der Rechnungsübersicht ersichtlich über den Rechnungsstatus gebucht und versendet.
gebucht und versendet.
